Besluit  gemeenteraad

Artikel 1

Het lokaal samenwerkingsverband BOA is een structureel overlegplatform van en voor alle betrokkenen bij de buitenschoolse opvang en activiteiten voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar in Stad Tielt. De Stad neemt het initiatief en organiseert het lokaal samenwerkingsverband BOA.

Het lokaal samenwerkingsverband BOA heeft, zoals vermeld in artikel 9 van het decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten dd. 03.05.2019, de volgende opdrachten:

• Het lokaal bestuur, vrijwillig of op vraag van het lokaal bestuur en op niet-bindende basis, adviseren over de regie van het lokale BOA-beleid, de doelstellingen en acties in het meerjarenplan en de uitvoering ervan.
• Inspraak en samenwerking stimuleren met relevante actoren om de operationele doelstellingen en acties binnen het lokaal BOA-beleid binnen de beschikbare middelen te ontwikkelen.
• Stimuleren van het Nederlands als verbindende taal in de buitenschoolse opvang en activiteiten.

Artikel 2

Het Lokaal Samenwerkingsverband BOA is samengesteld uit:

• Vertegenwoordigers namens de private partner die instaat voor het erkend aanbod van de buitenschoolse opvang in de deelnemende scholen: 1 vertegenwoordiger.
• Vertegenwoordigers namens de scholen: 1 vertegenwoordiger per deelnemende scholengroep per begonnen schijf van 300 leerlingen, berekend op basis van het totale leerlingenaantal van de scholengroep binnen de stad per schooljaar.
• Vertegenwoordigers namens de ouders: 1 vertegenwoordiger van de ouders per deelnemende scholengroep
• Namens het lokaal bestuur: 3 vertegenwoordigers (politiek/administratief) aan te duiden door het college van burgemeester en schepenen en dit inclusief de voorzitter en diens plaatsvervanger
• De BOA coördinator waarnemend lid in functie van verslaggeving
• Mogelijkheid tot uitnodigen van experten (waarnemend)

Daarnaast is het mogelijk om thematische ad-hoc klankbordgroepen in te richten ter ondersteuning van het Lokaal Samenwerkingsverband.
Organisaties die uitgenodigd worden hebben de mogelijkheid om één afgevaardigde voor te stellen om deel te nemen aan ad hoc klankbordgroepen en kunnen zijn:

• Interne diensten vrijetijdsaanbod: jeugddienst, sportdienst, vrijetijd dienst, stedelijke kunstacademie en stedelijke academie voor muziek en woord Tielt
• Interne dienst welzijn, Huis van het Kind en brugfiguren
• Externe organisatoren van buitenschools vrijetijdsaanbod én vakantiekampen
• Vertegenwoordigers van ouders vanuit officiële ouderverenigingen/organisaties
• Afgevaardigde vanuit het lokaal overleg kinderopvang
• Partners die huiswerkbegeleiding organiseren voor de doelgroep
• Directie of afgevaardigde van kleuter- en basisscholen in stad Tielt
• Centrum Algemeen Welzijnswerk (CAW)
• Agentschap Opgroeien

Artikel 3

Het Lokaal Samenwerkingsverband BOA wordt voorgezeten door een vaste voorzitter of diens plaatsvervanger.

Het lokaal bestuur, als organisator van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA, stelt de voorzitter en 2 plaatsvervangers vast. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de aanstelling van de voorzitter en diens plaatsvervangers.

De voorzitter of diens plaatsvervanger treedt neutraal op. De voorzitter neemt volgende taken op en:

• Leidt de vergadering in goede banen
  • Bereidt de vergadering mee voor samen met de secretaris
  • Bewaakt het verloop van de vergadering, ziet toe op een ordentelijk debat en zorgt voor besluitvorming volgens de voorwaarden in het huishoudelijk reglement
  • Verbindt en zet de lokale actoren aan tot samenwerking, in samenspraak met alle partners en in nauw overleg met het lokaal bestuur.

Artikel 4

Het lokaal bestuur, als organisator van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA, stelt de BOA-coördinator als secretaris van het lokaal samenwerkingsverband aan.

De secretaris ondersteunt de voorzitter bij de voorbereiding, verslaggeving en opvolging van de vergadering.

De secretaris is verantwoordelijk voor het opmaken en verspreiden van het verslag en het beheren van de communicatie.

De secretaris volgt eveneens de actualiteiten rond het BOA-decreet en de buitenschoolse opvang en activiteiten en treedt neutraal op.

Artikel 5

Het Lokaal Samenwerkingsverband BOA komt ad hoc en thematisch samen, waarbij de relevante partners per thema worden betrokken.

De bijeenroeping van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA gebeurt door de voorzitter of secretaris.

De uitnodiging, met vermelding van de dag, datum, tijdstip en plaats, en de agenda, wordt ten minste 8 werkdagen op voorhand digitaal verstuurd aan alle leden.

Artikel 6

De agenda wordt opgesteld door de voorzitter en secretaris.

Leden kunnen bij de voorzitter en/of secretaris agendapunten aanbrengen tot 4 werkdagen voor de vergadering. Deze agendapunten worden in de varia van de vergadering behandeld.

Artikel 7

Deelname aan het Lokaal Samenwerkingsverband BOA is geen verplichting, met uitzondering van de voorzitter en secretaris, en is onbezoldigd.

Er wordt gestreefd naar een actief, open en constructief engagement en communicatie van alle leden.

Er is geen minimum aanwezigheidsvereiste voorzien van de leden opdat de vergadering rechtsgeldig zou kunnen vergaderen of adviezen formuleren. Beslissingen en adviezen worden genomen bij consensus.

Artikel 8

Openbaar

Artikel 9

Derden of experten kunnen worden uitgenodigd om een toelichting te geven of vragen te beantwoorden.

Artikel 10

Het Lokaal Samenwerkingsverband BOA kan op eigen initiatief of op vraag van het lokaal bestuur adviezen formuleren.

Het geformuleerde advies wordt uiterlijk binnen de maand volgend op de vergadering van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA, schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen bezorgd. Hierin wordt minstens beschreven:

• Welke standpunten het Lokaal Samenwerkingsverband BOA inneemt
• Hoe het advies tot stand is gekomen
• Welke motivering geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies

Het college van burgemeester en schepenen bezorgt binnen de maand volgend op de eerstvolgende collegevergadering een antwoord op het geformuleerde advies. Afwijkingen op het door het Lokaal Samenwerkingsverband BOA geformuleerde advies moeten gemotiveerd worden. Het antwoord van het college en burgmeester op het advies wordt op de daaropvolgende vergadering van het Lokaal Samenwerkingsverband meegedeeld.

Artikel 11

Van elke vergadering wordt een beknopt verslag opgemaakt. Het verslag bevat de aanwezigen, de besproken punten, adviezen genomen, beslissingen en actiepunten.

Het ontwerpverslag wordt bij de volgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd.

Het ontwerpverslag wordt ook ter kennisname geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 12

Interne communicatie verloopt via e-mail.

Officiële communicatie naar externen gebeurt steeds via of in overleg met de voorzitter of het bevoegde bestuursniveau.

Artikel 13

Vragen rond de werking van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA kunnen gericht worden aan de voorzitter. Als men niet tevreden is over de afhandeling of dienstverlening, kan men een klacht indienen. In Stad Tielt kan je terecht bij de stadsdiensten of de ombudsdienst voor klachten. Je kan de klacht mondeling, schriftelijk of via het online formulier in, waarna je binnen tien kalenderdagen een ontvangstbevestiging en binnen 45 dagen een inhoudelijk antwoord ontvangt.

• Digitaal: Maak gebruik van het Stad Tielt Klachtenformulier (aanmelden met eID of itsme is vereist).
• Schriftelijk of mondeling: Richt jouw brief aan het stadsbestuur of contacteer de ombudsdienst.

Artikel 14

• Het lokaal bestuur voorziet in logistieke ondersteuning bij de vergadering van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA.
• In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het orgaan op voorstel van de voorzitter.
• Het huishoudelijk reglement kan aangepast worden op voorstel van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA en moet steeds worden goedgekeurd door het bevoegde bestuursniveau.
• Leden kunnen op vraag een exemplaar ontvangen van dit reglement bij hun aanduiding.