Decreet van 22.12.2017 over het lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 2, artikel 40§3 en artikel 41.
Archiefwet van 24.06.1955, zoals gewijzigd door de Wet houdende diverse bepalingen van 06.05.2009.
Bestuursdecreet van 07.12.2018, Titel III, Hoofdstuk 3, Afdeling 5 omtrent het bewaren, beheren en vernietigen van bestuursdocumenten.
Decreet van 22.12.2017 over het lokaal bestuur in het bijzonder artikel 369 over de reglementen in geval van vrijwillige samenvoeging van gemeenten.
Koninklijk besluit van 07.03.2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16.07.1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister, betreffende het opsporen van erfgenamen.
Reglement betreffende de retributie op de afgifte van diverse administratieve stukken, vastgesteld door gemeenteraad van Tielt op 30.01.2025.
Reglement betreffende de retributie op opzoekingen in archiefdocumenten, vastgesteld door de gemeenteraad van Tielt op 18.12.2025.
Advies van de deelraad Toerisme en Erfgoed van de cultuurraad dd. 09.06.2026.
In de gemeenteraad van Tielt van 03.10.2019 werd het archiefreglement goedgekeurd. Hierin was het leeszaalreglement vervat voor de werking van de leeszaal in Tielt. Deze publiekswerking was voor de fusie niet gekoppeld aan de archiefwerking in Meulebeke.
Er wordt voorgesteld om voor de nieuwe organisatie een nieuw reglement voor de organisatie van de leeszaalwerking van het Stadsarchief goed te keuren. Gezien het capaciteitsvraagstuk voor het papieren archief niet meteen opgelost kan worden, zal er nog een lange periode met een voorlopige leeszaal in het gemeentehuis van Meulebeke gewerkt moeten worden.
Het reglement bevat modaliteiten voor de werking van de leeszaal, de consultatie, reproductie en hergebruik van archiefdocumenten, algemene bepalingen over de openbaarheid van archieven en omtrent privaatrechterlijke archieven van derden.
Na advies van de deelraad Toerisme en Erfgoed, wordt het ontwerp van leeszaalreglement ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
De gemeenteraad beslist:
Artikel 1
Tot het opheffen van het archiefreglement, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van Tielt van 03.10.2019.
Artikel 2
Het leeszaalreglement wordt als volgt vastgesteld:
TOEGANKELIJKHEID STADSARCHIEF
Artikel 1
De leeszalen van het Stadsarchief zijn vrij en kosteloos toegankelijk tijdens weekdagen, maar uitsluitend op afspraak. In Tielt bevindt de leeszaal zich op de Markt via een aparte toegang naast de miniatuurhallentoren. De leeszaal van het Gemeentearchief Meulebeke is in principe enkel op afspraak op dinsdag toegankelijk op de zolder van het Gemeentehuis na aanmelding bij het onthaal.
IDENTIFICATIE LEESZAALBEZOEKERS
Artikel 2
In kader van wettelijk voorgeschreven en statistische redenen, bewaart de archiefdienst persoonsgegevens van de leeszaalbezoekers. Bij een eerste bezoek dienen leeszaalbezoekers zich te identificeren. Dit kan ofwel online via Probat ofwel via een invuldocument in de leeszaal. Bij een eventueel vervolgbezoek registreert de archiefdienst het lopende onderzoek en de geraadpleegde archiefreeks(en). Wie na vijf jaar opnieuw de leeszaal bezoekt, maar ondertussen uit het bezoekersbestand geschrapt werd, dient zich opnieuw te identificeren.
CONSULTATIE ARCHIEFDOCUMENTEN
Artikel 3
Wie specifieke archiefdocumenten in Probat wil inzien, kan die online aanvragen door het voltooien van het winkelmandje. Om inzage in archiefdocumenten, die nog niet via Probat ontsloten zijn, kan uiteraard ook telefonisch of per mail verzocht worden. In de leeszaal kan je vrij gebruik maken van de handbibliotheek en de openbare akten van de Burgerlijke Stand.
Artikel 4
Archiefdocumenten horen met zorg behandeld te worden. Het is niet toegestaan om stukken uit de dossiermappen te halen, te herordenen of er direct of indirect aantekeningen op aan te brengen. Voor kwetsbare boekbanden kan je ook een boekkussen gebruiken.
Artikel 5
Om schade aan archiefdocumenten te voorkomen, kan je niet eten of drinken nabij de leeszaaltafels.
Artikel 6
De archivaris kan de raadpleging van archiefreeksen of -documenten ook verbieden, ook wanneer ze voldoende oud zouden zijn, omwille van hun onvoldoende toegankelijke staat van inventarisatie of hun slechte materiële toestand.
Artikel 7
De toegang tot de eigenlijke archiefdepots is enkel toegelaten onder begeleiding van het archief-personeel. Om foute terugplaatsing te vermijden, worden archiefbestanddelen ook enkel door hen uitgehaald of teruggeplaatst.
Artikel 8
Om vlotter en veiliger te kunnen werken, zijn kapstokken en opbergkasten voorzien voor jassen en tassen aan de ingang van de leeszaal. Bij beschadiging of diefstal van archiefdocumenten verwittigt de archiefdienst steeds de politie.
HERGEBRUIK VAN ARCHIEFDOCUMENTEN
Artikel 9
Het fotograferen of filmen van archiefdocumenten in de leeszaal kan enkel na toelating van het archiefpersoneel.
Artikel 10
Bij het fotokopiëren of inscannen, geldt de retributie op de afgifte van bestuursdocumenten. Omwille van de conservatie van historische documenten is fotokopiëren enkel door het archiefpersoneel mogelijk, zodat dit geen schade aan de documenten of hun dragers (bvb. bandwerk) veroorzaakt.
Artikel 11
Wanneer beelden of informatie uit documenten van het Stadsarchief commercieel worden aangewend, bvb. in een publicatie, dienen onderzoekers minstens het Stadsarchief als vindplaats in hun referentie te vermelden. Zij worden ook verzocht één exemplaar van de publicatie aan het Stadsarchief te schenken.
Artikel 12
Particulieren kunnen geen archiefdocumenten ontlenen omwille van hun uniciteit. Bruiklenen voor externe tentoonstellingen, ingericht door verenigingen of andere openbare instellingen, kunnen enkel na een besluit van het College van Burgemeester en Schepenen na advies van de archivaris. Voorwaarden inzake verzekeringen en materiële omstandigheden kunnen in dit besluit worden vastgelegd.
OPENBAARHEID ARCHIEVEN
Artikel 13
Het Stadsarchief valt onder de regelgeving over de openbaarheid van bestuur, al dan niet vervat in het Bestuursdecreet. Ook de regelgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en betreffende auteursrecht en naburige rechten kunnen van toepassing zijn. Er kan ook specifieke regelgeving gelden over raadplegingstermijnen van archiefreeksen. Om deze informatie te bundelen en actueel te houden, houdt het archiefpersoneel deze termijnen bij in het Serieregister van de Vlaamse Overheid. De voornaamste termijnen worden eveneens gecommuniceerd via archiefbeschrijvingen in Probat of via een overzichtstabel in de leeszaal.
Artikel 14
In bepaalde gevallen (specifieke uitzonderingen in de openbaarheid van bestuur) kan je inzage en/of afschrift verkrijgen in niet-openbare archiefdocumenten na een besluit van de Algemeen Directeur.
Artikel 15
Indien je bij of na je historisch onderzoek persoonsgegevens gaat verwerken, moet je ook een onderzoeksverklaring ondertekenen, zodat de verantwoordelijkheden hieromtrent ook duidelijk worden afgestemd.
ARCHIEVEN VAN DERDEN
Artikel 16
Het Stadsarchief neemt de geboden kansen over de opname van particuliere archieven van derden (personen, families, verenigingen of andere openbare instellingen) ter harte, voor zover die een zinvolle inhoudelijke aanvulling vormen aan het eigen archief en de werklast en opslagcapaciteit van het Stadsarchief niet onder druk zetten.
Jaarlijks wordt een overzicht van de handgiften, schenkingen en bewaargevingen aan het Stadsarchief ter goedkeuring voorgelegd aan de Gemeenteraad. Tenzij wettelijk toegelaten afwijkingen opgenomen in een bewaargevings- of schenkingsakte, worden dezelfde openbaarheidstermijnen toegepast op deze particuliere archiefdocumenten als van de eigen archiefreeksen met dezelfde inhoudelijke relevantie.
VERWIJZING NAAR RETRIBUTIEREGLEMENTEN
Artikel 17
Het archiefpersoneel geeft bij raadplegingen van archiefdocumenten toelichting over hun context. Bij een vraag tot uitvoerig opzoekingswerk wordt het retributiereglement voor opzoekingen in archiefdocumenten toegepast. Daarnaast worden kopieer- of scankosten aangerekend, zoals bepaald in de retributiereglement voor de afgifte van bestuursdocumenten.
Artikel 3
Dit reglement treedt in werking op 03.07.2026.
Artikel 4
Dit besluit zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017. Daarnaast wordt het reglement ook geafficheerd in de leeszalen van het Stadsarchief Tielt (stadhuis Tielt en gemeentehuis Meulebeke).
Artikel 5
Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan het Rijksarchief Brugge, Predikherenrei 4A, 8000 Brugge en de Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen, p.a. provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries.