Besluit  gemeenteraad

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Het besluit van de gemeenteraad van Tielt van 06.06.2024 betreffende het reglement voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen wordt opgeheven.

Artikel 2

Het besluit van de gemeenteraad van Meulebeke van 08.07.2009 betreffende het huishoudelijk reglement gebruik jeugdlokalen site hoeve Vincent wordt opgeheven.

Artikel 3

Het reglement betreffende  het huishoudelijk reglement van gemeentelijke jeugdlokalen wordt als volgt vastgesteld:

DOEL VAN HET REGLEMENT
Artikel 1
Met dit reglement wil de stad Tielt de erkende jeugdverenigingen ondersteunen door het kosteloos ter beschikking stellen van gemeentelijke jeugdlokalen. Dit reglement bepaalt de voorwaarden waaronder de lokalen gebruikt mogen worden, wie er gebruik van kan maken, en hoe het beheer en de afspraken geregeld zijn.
DEFINITIES
Artikel 2
• het College = het College van Burgemeester en Schepenen van het Stadsbestuur Tielt.
• jeugdverenigingen = de Tieltse jeugdverenigingen die erkend zijn op basis van het gemeentelijk reglement voor de erkenning en subsidiëring van jeugdverenigingen.
• jeugdlokaal = een gemeentelijk lokaal dat specifiek wordt voorzien voor het gebruik door het plaatselijk particulier en/of gemeentelijk jeugdwerk. Het gebruik en beheer van deze lokalen worden specifiek binnen dit reglement geregeld.
• gebruikers = de gebruikers van de gemeentelijke jeugdlokalen.
• lokaalverantwoordelijke = de persoon die op dat moment de hoofdverantwoordelijke/ voorzitter is van de jeugdvereniging die gebruik maakt van de jeugdlokalen.
• de Dienst Jeugd = de coördinator of het personeel van de Dienst Jeugd.
• de Stedelijke Jeugdraad = het officieel erkend adviesorgaan van de stad dat de belangen van de jeugd en de jeugdverenigingen vertegenwoordigt. De Stedelijke Jeugdraad verstrekt advies aan het College van Burgemeester en Schepenen in kader van dit reglement.
DOELGROEP EN TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 3
De jeugdlokalen worden exclusief voorbehouden voor de activiteiten van de plaatselijke
jeugdverenigingen. Alle gebruik van deze lokalen, zowel regelmatig als uitzonderlijk, wordt geregeld via dit reglement.
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 4 Beheer
Het beheer van de jeugdlokalen inzake het gebruik en de gebruikers, wordt waargenomen door de Dienst Jeugd in opdracht van het College. Het College verbindt er zich toe voor alle belangrijke beslissingen m.b.t. het beheer van de jeugdlokalen en de uitvoering van dit reglement advies in te winnen bij de Stedelijke Jeugdraad voordat een definitieve beslissing wordt genomen.
Artikel 5 Gebruiksovereenkomst en sleutelovereenkomst
Naast dit reglement worden de specifieke afspraken rond het gebruik van de jeugdlokalen beschreven in de gebruiksovereenkomst tussen het stadsbestuur en de jeugdverenigingen, die wordt opgemaakt door het College. Het College is gemachtigd om ook individuele sleutelovereenkomsten op te stellen, in het bijzonder voor elektronische badges op naam.
Artikel 6 Opvolging en overleg
De hoofdleiding of de lokaalverantwoordelijke van iedere jeugdvereniging moet jaarlijks aansluiten op de algemene vergadering van de Stedelijke Jeugdraad, in september/oktober of een speciaal daartoe belegde vergadering, waarbij het reglement en de gebruikersovereenkomst overlopen en ondertekend worden en desgevallend de praktische afspraken gemaakt worden tussen de verenigingen onderling.
Artikel 7 Naleving reglementaire bepalingen
Bij gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen gaat de gebruiker, zowel op niveau van de vereniging als individueel, akkoord met de bepalingen zowel beschreven in dit reglement als beschreven in de gebruikersovereenkomst opgemaakt door het College, zelfs al heeft die gebruiker de documenten niet zelf ondertekend. De gebruiker kan ook altijd persoonlijk ter verantwoording geroepen worden door het College.
Artikel 8 Vergoeding
Het gebruik van de jeugdlokalen is in principe kosteloos, maar n.a.v. concrete voorvallen (schade, extra kosten om afspraken te doen naleven (e.g. afvalverwijdering), hoog energieverbruik,…) kunnen in opdracht van het College altijd kosten doorgerekend worden naar de jeugdverenigingen.
SPECIFIEKE BEPALINGEN
Artikel 9 De jeugdlokalen
• Soorten lokalen
o Werkingslokalen
 - Eigen lokalen: lokalen waarvan één jeugdvereniging de unieke gebruiker is voor een bepaalde periode.
 - Gedeelde lokalen: Lokalen die door verschillende jeugdverenigingen en de dienst Jeugd gebruikt worden voor activiteiten. Elke gebruiker die gebruik maakt van een gedeeld lokaal dient dit lokaal leeg en net te houden en na iedere activiteit opnieuw in de oorspronkelijke staat te brengen.
- De verhouding tussen de gedeelde en eigen lokalen wordt door de dienst Jeugd bepaald in functie van de noodzaak, waarbij er steeds zoveel mogelijk gedeeld gebruik tussen de jeugdverenigingen is. Dit wordt jaarlijks meegegeven in de gebruiksovereenkomst.
o Gemeenschappelijke delen
Ruimtes die door alle verenigingen gebruikt worden, maar niet voor activiteiten, zoals sanitaire blokken, traphallen, etc. Deze ruimtes dienen door alle verenigingen in gelijke verhouding gekuist en onderhouden te worden.
o Bergingslokalen
Lokalen die door de verenigingen gebruikt worden om hun materiaal in te stockeren.
• Lokalen aangewezen als jeugdlokalen

Locatie	Aantal bergingslokalen	Aantal werkingslokalen
Aarsele OC (Schoolstraat)       Baudeloostraat	4  (1 gelijkvloers, 1 op verdiep & 1 container, 1 tuinberging)   4	4
Kanegem Den Briek	2	6 (1 gelijkvloers, 4 tussenverdiepen & speelzolder
Schuiferskapelle (Brouwerijstraat 8A)	2 (waarvan 1 tuinberging)	4
Tielt De Kommel       Watewy	6 (waarvan 4 garages)     1	8 (2 op verdiep, 5+1 gelijkvloers)   5
Meulebeke Hoeve Vincent gebouw 1 links Hoeve Vincent gebouw 2 front	4 (gelijkvloers)   3 (2 gelijkvloers, 1 op verdiep)	15 + 2 (3+1 gelijkvloers, 12+1 verdiep) 1 (gelijkvloers)

 

Concrete ruimtegebonden afspraken met betrekking tot de eigen/gedeelde lokalen, het terrein, het
sanitair, etc. worden verder uitgewerkt in de gebruiksovereenkomst.
Artikel 10 De aanvraag
Jeugdverenigingen die regelmatig gebruik wensen te maken van gemeentelijke jeugdlokalen,
dienen jaarlijks vóór 1 juni een aanvraag in bij de dienst Jeugd, Generaal Maczekplein 2, 8700 Tielt – jeugddienst@tielt.be.
De aanvraag bevat minstens de volgende gegevens:
• de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke(n) voor het komende werkjaar van de jeugdvereniging;
• een lijst van alle leiders die in het komende werkjaar gebruik wensen te maken van de gemeentelijke jeugdlokalen (wijzigingen tijdens het jaar worden gemeld via jeugddienst@tielt.be);
• het huidige en het gewenste aantal lokalen;
• de frequentie van het gebruik en, indien van toepassing, de vaste activiteitsdagen.
De dienst Jeugd kent de lokalen voor het komende werkjaar toe vóór 30 juni, waarbij de jeugdvereniging stilzwijgend dezelfde lokalen toegewezen krijgt als in het huidige werkjaar. Indien een aanvrager niet akkoord gaat met de beslissing, kan binnen de 30 dagen na de toewijzing beroep worden aangetekend bij het College van Burgemeester en Schepenen. Het College beslist na advies van de Stedelijke Jeugdraad.
De toewijzing geldt in principe voor één werkjaar (van 1 september tot 31 augustus). Indien de omstandigheden dit vereisen, kan de dienst Jeugd in onderling overleg met de betrokken verenigingen ook tijdens het werkjaar wijzigingen aanbrengen.
Artikel 11 Lokaalverantwoordelijke en leiding
De voorzitter van de vereniging is automatisch ook de lokaalverantwoordelijke. Indien er meerdere voorzitters zijn, wordt één van hen aangeduid als lokaalverantwoordelijke. Deze persoon moet vermeld worden in de gebruiksovereenkomst en die ook tekenen.
Naast de lokaalverantwoordelijke heeft iedere vereniging ook afgevaardigden (leiding) die een sleutel of badge ontvangen. Iedereen die over een sleutel of badge beschikt, moet de sleutelovereenkomst ondertekenen en wordt geacht dit reglement en de gebruiksovereenkomst te kennen en na te leven. Zij zijn persoonlijk verantwoordelijk voor hun sleutel/badge en het gebruik van de lokalen.
Artikel 12 Uitsluitingen
Wanneer een jeugdvereniging herhaaldelijk gemaakte afspraken niet naleeft, de richtlijnen van de Dienst Jeugd niet volgt, of ernstige inbreuken pleegt op dit reglement of de gebruiksovereenkomst, kan de toegang tot de jeugdlokalen tijdelijk ontzegd worden.
• De Dienst Jeugd kan, bij dringende omstandigheden, de toegang tot maximaal één maand ontzeggen. Het dossier wordt in dat geval overgemaakt aan het College.
• Het College kan de toegang onmiddellijk ontzeggen voor een periode van drie maanden, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens drie maanden. Binnen deze termijn brengt de Stedelijke Jeugdraad advies uit over het verdere gebruik van de lokalen. Op basis van dit advies neemt het College een definitieve beslissing. Eventuele betwistingen of verlengingen worden ook door het College beslecht.
Artikel 13 Verzekering en aansprakelijkheid
• Verzekeringen
Het gemeentebestuur voorziet een brandverzekering voor het gebouw. De vereniging is zelf verantwoordelijk voor aanvullende verzekeringen zoals voor inboedel/inbraak (indien nodig), lichamelijke ongevallen, wettelijke aansprakelijkheid tegenover derden.
• Aansprakelijkheid
Het stadsbestuur is niet verantwoordelijk voor bewaking of bewaring van goederen van gebruikers. Preventieve maatregelen tegen diefstal zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Het stadsbestuur is evenmin aansprakelijk voor ongevallen tijdens het gebruik van de jeugdlokalen.
Gebruikers en lokaalverantwoordelijken kunnen gehouden worden tot het herstel of het vergoeden van schade aangebracht aan de lokalen.
GEBRUIK VAN DE JEUGDLOKALEN
Artikel 14 Soort gebruik
• Algemeen gebruik
Onder algemeen gebruik vallen de activiteiten die deel uitmaken van de reguliere werking van de jeugdvereniging. Het algemeen gebruik moet voldoen aan de geldende wettelijke bepalingen en tijdens de activiteiten moet steeds een verantwoordelijke van de vereniging aanwezig zijn.
De lokaalverantwoordelijke, gebruiker of jeugdvereniging kan geen toestemming geven om andere activiteiten, dan activiteiten die onder het algemeen gebruik vallen, te laten doorgaan in de jeugdlokalen. Men is eveneens niet bevoegd om toestemming voor gebruik te geven aan externe personen of verenigingen.
Alle activiteiten in de lokalen moeten uiterlijk om 02u00 beëindigd worden. Bij uitzonderlijke activiteiten zoals een dropping, nachtspel of kerstwake kan hiervan afgeweken worden.
Gebruikers zijn persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de aard van het gebruik, en moeten eventuele heffingen (taksen, auteursrechten, enz.) zelf dragen.
Na 22.00 uur moet nachtlawaai vermeden worden, tenzij uitdrukkelijke toestemming werd verleend. Bovendien zorgt de gebruiker niet voor geluidsoverlast. Bij gebruik van versterkte muziek, in het kader van een activiteit, moet de gebruiker zich houden aan de gemeentelijke en hogere regelgeving.
• Uitzonderlijke activiteiten
Voor activiteiten die afwijken van de reguliere werking moet minstens 14 dagen op voorhand schriftelijke melding gebeuren bij de dienst Jeugd. Bij activiteiten voor een ruimer publiek geldt dezelfde meldingstermijn en is voorafgaande goedkeuring vereist.
• Overnachten
Overnachten in de lokalen moet minstens één maand vooraf schriftelijk aangevraagd worden bij de dienst Jeugd. Na goedkeuring door het College, wijst de dienst Jeugd een slaapruimte aan. De brandweer wordt door de dienst Jeugd verwittigd, die richtlijnen geeft of -vóór of tijdens de overnachting- ter plaatse langskomt. Het volgen van deze richtlijnen is verplicht.
• Occasioneel gebruik
Onder occasioneel gebruik van de jeugdlokalen valt het gebruik door verenigingen die niet aangewezen zijn als reguliere gebruiker van de desbetreffende lokalen. Dit occasioneel gebruik kan enkel toegestaan worden in de gedeelde lokalen.
Andere Tieltse jeugdverenigingen kunnen mits toestemming van de dienst Jeugd en overleg met de reguliere gebruikers occasioneel gebruik maken van de lokalen. Er is geen minimumtermijn voor deze aanvraag.
Erkende Tieltse sport- of culturele verenigingen en muziekbands kunnen lokalen uitzonderlijk gebruiken, mits minstens drie maanden op voorhand schriftelijk een aanvraag in te dienen bij de dienst Jeugd. Regelmatig gebruik is uitgesloten. De dienst Jeugd beslist na overleg met de reguliere gebruikers, die steeds voorrang hebben op het gebruik van de lokalen. Beroep aantekenen tegen de beslissing van de dienst Jeugd kan bij het College.
Andere Tieltse of niet-Tieltse verenigingen kunnen enkel gebruik maken van de lokalen met toestemming van het College. Ook hier is regelmatig gebruik uitgesloten. De schriftelijke aanvraag gebeurt minstens drie maanden vooraf.
Onderverhuren of het ter beschikking stellen van de jeugdlokalen aan andere geïnteresseerden door de jeugdvereniging zelf is verboden.
Artikel 15 Afspraken bij gebruik
• Algemeen
Gebruikers moeten de lokalen gebruiken volgens het principe van "voorzichtig en redelijk persoon". Niet-gespecificeerde situaties kunnen hieraan worden afgetoetst. Specifieke afspraken worden opgenomen in de gebruiksovereenkomst tussen het stadsbestuur en de jeugdvereniging.
• Onderhoud
Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het permanent netjes en verzorgd houden van de lokalen en aanverwante ruimtes, en het gepast onderhoud ervan.
• Afval
De jeugdvereniging staat zelf in voor de verwerking en de afvoer van al het afval. Het College en de dienst Jeugd kunnen ondersteuningsmaatregelen uitwerken.
• Energieverbruik
De gemeente betaalt het energieverbruik van de jeugdlokalen. Het College en de dienst Jeugd kunnen maatregelen nemen om energiezuinig gebruik te bevorderen of af te dwingen.
• Toegang
De burgemeester, schepenen, het dagelijks bestuur van de Stedelijke Jeugdraad en de dienst Jeugd hebben te allen tijde toegang tot de lokalen en bergruimtes. Zij mogen personen (laten) verwijderen die er niet thuishoren, zich ongepast gedragen of het reglement niet naleven.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 16 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 17 Betwistingen
Bezwaren tegen de toepassing van dit reglement worden gericht aan het College. Betwiste of niet-voorziene gevallen worden door het College beslist, na advies van de Stedelijke Jeugdraad. Indien het College afwijkt van dit advies, bezorgt men een gemotiveerd schrijven aan de Stedelijke Jeugdraad binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.
Artikel 18 Slotbepaling
Door de toewijzing en ingebruikname van de jeugdlokalen wordt de gebruiker geacht dit reglement te kennen en na te leven.
BEKENDMAKING
Artikel 19 Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de website van de stad.

Artikel 4

Dit reglement treedt in werking op 01.01.2026.

Artikel 5

Dit besluit zal worden bekend gemaakt overeenkomstig artikel 286 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017.