Besluit  gemeenteraad

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Het besluit van de gemeenteraad van Tielt van 14.04.2016 betreffende het subsidiereglement werkings- en investeringssubsidies voor de culturele sector wordt opgeheven.

Artikel 2

Het besluit van de gemeenteraad van Meulebeke van 27.03.2002 betreffende de subsidiëring van sociaalculturele verenigingen van Meulebeke dienen te wordt opgeheven.

Artikel 3

Het reglement betreffende het erkennings- en subsidiereglement voor socioculturele verengingen wordt als volgt vastgesteld:

DOEL VAN HET REGLEMENT
Artikel 1
Met dit reglement wil de stad Tielt de socioculturele verenigingen financieel en logistiek ondersteunen binnen de kredieten van het meerjarenplan. Dit reglement bepaalt wie in aanmerking komt om erkend te worden als Tieltse vereniging voor sociocultureel werk en om subsidies te ontvangen, op basis van duidelijke voorwaarden en criteria.
De structuur en werking van de cultuurraad met dagelijks bestuur, de deelraden ‘kunsten’, ‘erfgoed en toerisme’ en ‘socio-cultureel’ worden beschreven in het organiek reglement cultuurraad Tielt, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 08/05/2025.

DEFINITIES
Artikel 2
Onder “Tieltse verenigingen voor sociocultureel werk” wordt verstaan:
• Een erkende Tieltse vereniging zijn die zich richt op lokaal sociocultureel werk.
• Lokaal sociocultureel werk: het geheel van aangelegenheden zoals beschreven in Art. 3, § 1 van het organiek reglement cultuurraad op vrijwillige en particuliere basis met collectieve en niet-commerciële vrijetijdsdoeleinden. Deze aangelegenheden zijn: taal en letteren, wetenschapsbeleid, kunstenbeleid, cultuurbewaring en -spreiding, bibliotheekbeleid, lokale media, vormings- en educatiebeleid, vrijetijdsbeleid en toerisme.

DOELGROEP EN TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 3
Voorliggend reglement is van toepassing op de toekenning van erkenning en subsidies aan de erkende Tieltse verenigingen voor sociocultureel werk die actief zijn in een van volgende deelraden (uitgezonderd artikel 13 projectsubsidies):
• kunsten, waaronder volgende werksoorten: verenigingen voor beeldende kunsten, podiumkunstenverenigingen, koren en groepen met kleine bezetting;
• erfgoed en toerisme, waaronder volgende werksoorten: verenigingen voor heemkunde, cultureel patrimonium, toerisme en culturele animatie.
• sociocultureel waaronder volgende werksoorten: culturele vrijetijdsbesteding, vorming- en ontwikkelingswerk, wijkcomités.
Het dagelijks bestuur van de cultuurraad beslist tot welke werksoort elke vereniging behoort, waarbij het in de eerste plaats rekening houdt met de keuze van de vereniging zelf.
Een vereniging kan toetreden tot verschillende deelraden, maar slechts via één deelraad subsidies, onder welke vorm dan ook, ontvangen.
De subsidies kunnen enkel de volgende vormen aannemen.
• Basissubsidies
• Werkingssubsidies
• Investeringssubsidies
• Projectsubsidies
• Toelage voor geschreven auditieve & visuele werken
De subsidies worden verleend uitgaande van de activiteiten en gegevens betreffende het voorbije kalenderjaar van 1 januari tot 31 december, met uitzondering van de projectsubsidies en toelage voor geschreven auditieve & visuele werken
Verenigingen die via een convenant of nominatief gesubsidieerd worden, kunnen geen aanspraak maken op basis- en werkingssubsidies.
Bij moeder/dochterverenigingen waarbij de moedervereniging op één of andere manier subsidies krijgt van het stadsbestuur, zal bijgevolg voor de dochtervereniging duidelijk moeten kunnen aangetoond worden dat die over een volledig aparte werking beschikt, met eigen leden en leiding, met gescheiden budgetten én die past in de bovenstaande definitie van lokaal sociocultureel werk.
Bij twijfel en/of betwisting beslist het schepencollege na advies van het dagelijks bestuur van de cultuurraad.
Voor zover opgenomen in het stadsbudget worden de subsidies jaarlijks volledig uitgekeerd aan de verenigingen door overschrijving op het rekeningnummer van de vereniging.

BEGUNSTIGDEN
Artikel 4
De in dit reglement voorziene subsidies kunnen worden toegekend aan erkende Tieltse verenigingen voor sociocultureel werk die:
• Voldoen aan de voorwaarden en criteria vermeld in dit reglement;
• Een volledige aanvraag indienen binnen de voorziene termijn.

VOORWAARDEN
Artikel 5 De voorwaarden om erkend te worden als Tieltse vereniging voor sociocultureel werk
Om erkend te worden en te blijven als Tieltse vereniging voor sociocultureel werk moeten de socioculturele verenigingen aan volgende voorwaarden voldoen:
• De vereniging is een feitelijke vereniging zonder winstoogmerk, lid van een koepelorganisatie of een VZW. Commerciële verenigingen of instellingen komen niet in aanmerking tot erkenning.
• De vereniging heeft een aantoonbare werking van minstens zes maanden op het Tieltse grondgebied met een sociocultureel karakter. De vereniging heeft een apart rekeningnummer op naam van de vereniging.
• De zetel (het adres) van de vereniging moet in de stad gevestigd zijn. De vereniging heeft een bestuur met minstens twee verschillende natuurlijke personen, waarvan minstens één persoon zijn domicilie heeft in Tielt.
• De vereniging moet een open vereniging zijn. Hieronder wordt verstaan dat iedereen lid kan worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.
• De vereniging is actief binnen één van volgende aangelegenheden: taal en letteren, wetenschapsbeleid, kunstenbeleid, cultuurbewaring en -spreiding, bibliotheekbeleid, lokale media, vormings- en educatiebeleid, vrijetijdsbeleid en toerisme.

Artikel 6 Procedure
• De vereniging dient een erkenningsaanvraag tot Tieltse vereniging voor sociocultureel werk in bij de dienst cultuur via een standaardformulier.
• Bij de aanvraag voegt de vereniging de volgende documenten toe:
o Jaaroverzicht van activiteiten van het afgelopen jaar
o Bewijsstukken dat er minimaal 6 maanden een actieve werking is.
o Namen en contactgegevens van de bestuursleden waarvan één voorzitter en één secretaris.
• De bevoegde dienst beoordeelt de aanvraag binnen een termijn van 60 dagen.
• De toekenning van de erkenning kan enkel plaatsvinden na een positief advies van het dagelijks bestuur van de cultuurraad, dat vervolgens bekrachtigd wordt door het college van burgemeester en schepenen.
• Jaarlijks worden de erkenningsvoorwaarden opgevraagd en vernieuwd.

BASIS- & WERKINGSSUBSIDIES
Artikel 7 Algemeen
Enkel erkende Tieltse verenigingen voor sociocultureel werk komen in aanmerking om basis- en werkingssubsidies te ontvangen van Stad Tielt.
Overeenkomstig de bepalingen van voorliggend reglement adviseert de algemene vergadering van de cultuurraad jaarlijks het College van Burgemeester en Schepenen omtrent:
• De lijst van verenigingen die voor subsidiëring in aanmerking komen.
• De vaststelling en toekenning van de basis- en werkingssubsidies op grond van de verdelingspercentages tussen de drie deelraden: “erfgoed en toerisme”, “kunsten” en “sociocultureel”.
De percentages worden jaarlijks herzien door het dagelijks bestuur. De verdeelsleutels worden zo herschikt dat aanzienlijke schommelingen van de subsidies, te wijten aan andere factoren dan de werking van de verenigingen, uitgesloten worden. Wanneer, bij ongewijzigd bedrag van de algemene subsidiepot, binnen een deelraad of binnen een onderverdeling van een deelraad, het gemiddelde subsidiebedrag per vereniging méér dan 10 % (in min of in meer) verschilt in vergelijking met het vorige jaar, dienen de verdelingspercentages verhoudingsgewijs voor alle deelraden aangepast te worden.

Artikel 8 Basissubsidies
Basissubsidies zijn die subsidies die men per werksoort verdeelt in voorafname op de verdeling van de werkingssubsidies. Als basissubsidie wordt een forfaitair bedrag van 65 euro toegekend.

Artikel 9 Werkingssubsidies
Werkingssubsidies zijn die subsidies die men per werksoort verdeelt na toekenning en verdeling van de basissubsidies.
Binnen iedere deelraad verdeelt men de werkingssubsidies op basis van een puntensysteem, uitgewerkt per werksoort en verduidelijkt op de formulieren, waarvan sprake in Art. 10 van voorliggend reglement. De waarde van één punt wordt per werksoort bepaald door de breuk, waarvan de teller de totale werkingssubsidie voor die werksoort omvat, en de noemer het totaal aantal punten, bepaald door het geheel van alle verenigingen van die werksoort.

Artikel 10 Procedure
De jaarlijkse subsidieaanvraag moet gebeuren op de daartoe bestemde formulieren en dient te worden gestaafd aan de hand van bijlagen.
De aanvraag en de bijlagen moeten alle elementen bevatten die het mogelijk maken om te oordelen of de vereniging beantwoordt aan alle voorwaarden om de toe te kennen subsidies te berekenen.
Het dagelijks bestuur bepaalt jaarlijks de uiterste datum voor het indienen van de aanvraagformulieren.
De toekenning van de erkenning kan enkel plaatsvinden na een positief advies van het dagelijks bestuur van de cultuurraad, dat vervolgens bekrachtigd wordt door het college van burgemeester en schepenen.

INVESTERINGSSUBSIDIES
Artikel 11 Algemeen
De stad Tielt verleent een toelage van 5 % op buitengewone investeringen in uitrusting aan erkende Tieltse verenigingen voor sociocultureel werk, die deze investeringen uitvoeren op eigen kosten. Deze toelage kan jaarlijks opnieuw toegekend worden, maar nooit meer dan 5 keer herhaald worden, zodat de maximale subsidie 25 % van de investeringskosten kan belopen, dit met een maximum van 12.500 euro (of 2.500 euro per jaar).
De stad verbindt er zich toe eveneens tussen te komen in de eenmalige aankoop van geschreven, auditieve en visuele werken, al dan niet gedigitaliseerd, met verankering in het werkgebied van de vereniging, zoals opgenomen in haar statuten, weerom a rato van 25 % van de bewezen kostprijs, zijnde telkens 5 % gedurende 5 jaar. Dit geldt eveneens voor abonnementen op tijdschriften van andere verenigingen met dezelfde doelstellingen als de aanvragende vereniging. De aankopen dienen raadpleegbaar te zijn voor het brede publiek via een voor iedereen toegankelijk documentatiecentrum.

Artikel 12 Procedure
De toelage moet jaarlijks schriftelijk aangevraagd en gemotiveerd worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, Markt 13, 8700 Tielt. Daartoe worden de verenigingen elk jaar uitgenodigd tot het overmaken van een met de nodige bewijsstukken onderbouwd dossier volgens de richtlijnen in een specifiek schrijven. De beoordeling van iedere aanvraag gebeurt door het dagelijks bestuur van de cultuurraad, dat een voorstel van beslissing overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen dat de uiteindelijke beslissing neemt.
De toelage zal slechts uitbetaald worden na voorlegging van officiële bewijsstukken van gedane uitgaven, zoals facturen en andere betalingsbewijzen. In geval de gesubsidieerde uitrusting niet meer voor het opgegeven doel wordt gebruikt, wordt de vervolgbetoelaging opgeschort.

PROJECTSUBSIDIES
Artikel 13 Algemeen
De stad Tielt verleent projectsubsidies voor uitzonderlijke activiteiten met een kwalitatieve en innovatieve culturele meerwaarde.
Een project is een eenmalige of experimentele activiteit, in de gebieden beschreven in Art. 2 van een erkende Tieltse vereniging voor sociocultureel werk, een tijdelijke vereniging of een individu, die de dagelijkse werking overstijgt en een kwalitatieve meerwaarde betekent voor de vereniging of de Tieltse gemeenschap.
Het innovatieve karakter wordt afgetoetst door het dagelijks bestuur van de cultuurraad aan de hand van een vooraf opgestelde en goedgekeurde schaal. De waarde van de aftoetsing bepaalt de aard en de grootte van de subsidie.
De aanvrager krijgt de kans zijn project voor te stellen aan het dagelijks bestuur van de cultuurraad.

Artikel 14 Procedure
Projectsubsidies kunnen maximaal éénmaal per jaar per aanvrager aangevraagd worden via de daarvoor voorziene aanvraagformulieren. De aanvragen gebeuren uiterlijk voor 31 oktober voor projecten tussen 1 januari en 30 juni en uiterlijk op 30 april voor projecten tussen 1 juli en 31 december. Elke publiciteit moet vermelden dat het project met stadssteun wordt georganiseerd. Het door het stadsbestuur voorziene logo dient te worden gebruikt. De uitbetaling van de projectsubsidies gebeurt na realisatie en evaluatie. Er is een mogelijkheid tot maximaal 50% voorschot mits een uitgewerkte begroting en bewijslast met facturen.
De Beoordeling van iedere aanvraag gebeurt door het dagelijks bestuur van de cultuurraad, dat een voorstel van beslissing overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen dat de uiteindelijke beslissing neemt.

TOELAGE VOOR GESCHREVEN, AUDITIEVE EN VISUELE WERKEN
Artikel 15 Algemeen
De stad verbindt er zich toe tussen te komen in hierna omschreven publicaties, uitgegeven door de socioculturele verenigingen, zoals bepaald in Art. 2. De publicaties moeten in overeenstemming zijn met de doelstellingen van de vereniging zoals in haar statuten aangegeven. Het betreft volgende publicaties.
De publicatie van geschreven, auditieve en visuele bijdragen op een drager. De subsidie bedraagt in concreto 30 % van het facturatiebedrag van de materiële productiekosten van de eerste vijftig exemplaren van de oplage van de uitgave. De aanvraag tot subsidiëring geschiedt na elke publicatie.
De publicatie van tijdschriften, erkend door bpost. De subsidie bedraagt in concreto 50 % van het facturatiebedrag van de materiële productiekosten van de eerste vijftig exemplaren van de daadwerkelijk verstuurde oplage van de uitgave.

Artikel 16 Procedure
Toelages voor auditieve en visuele werken kunnen maximaal éénmaal per jaar per vereniging aangevraagd worden na de laatste tijdschrifteditie van het kalenderjaar. Wil de vereniging beroep doen op een subsidie van stadswege, dan dient ze een aanvraag in ter attentie van het College van Burgemeester en Schepenen, Markt 13, 8700 Tielt. De stad ontvangt steeds drie exemplaren.
De Beoordeling van iedere aanvraag gebeurt door het dagelijks bestuur van de cultuurraad, dat een voorstel van beslissing overmaakt aan het college van burgemeester en schepenen dat de uiteindelijke beslissing neemt.

CONTROLE
Artikel 17
De stad behoudt zich het recht voor om op elk moment controles uit te voeren op de besteding van de subsidie.
Indien zou blijken dat door een vereniging onjuiste gegevens worden verstrekt of indien de voorwaarden van voorliggend reglement niet werden nageleefd, kan het College van Burgemeester en Schepenen de subsidies, toegekend op grond van voorliggend reglement, geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de betrokken vereniging, dit na advies van het dagelijks bestuur van de cultuurraad.
Bij ernstige inbreuken kan de aanvrager worden uitgesloten van toekomstige subsidiemogelijkheden.

INWERKINGTREDING
Artikel 18
Dit reglement treedt in werking op 01/01/2026.
Reeds erkende verenigingen dienen zich binnen een overgangsperiode van 6 maanden in regel te stellen met dit reglement”.

BEKENDMAKING
Artikel 19
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de website van de stad.

Artikel 4

Dit reglement treedt in werking op 01.01.2026.

Artikel 5

Dit besluit zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017.