Besluit  gemeenteraad

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist om de statuten van het Lokaal Overleg Kinderopvang van Meulebeke met bijhorend huishoudelijk reglement, zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 11.03.2020 op te heffen.

Artikel 2

De gemeenteraad beslist om de statuten van het Lokaal Overleg Kinderopvang van Tielt zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 02.05.2019 op te heffen.

Artikel 3

Het organiek reglement van het Lokaal Overleg Kinderopvang als volgt vast te stellen:

Oprichting en statuut

Artikel 1

In uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 24.05.2013 met betrekking tot het lokaal beleid kinderopvang wordt een Lokaal Overleg Kinderopvang, hierna vernoemd als LOK, georganiseerd. Dit overlegorgaan wordt door het lokaal bestuur van Tielt officieel erkend als adviesraad voor thema’s die verband houden met kinderopvang.

Opdrachten

Artikel 2

Het LOK is een adviesorgaan zonder beslissingsbevoegdheid. Om zijn rol als adviesraad naar behoren te vervullen, brengt het adviezen uit, zowel op vraag van het lokaal bestuur als op eigen initiatief.

Het LOK heeft volgende wettelijke opdrachten:

• Het lokaal bestuur adviseren bij de opmaak van het lokaal beleid kinderopvang en eventuele bijsturing ervan; 
• Het lokaal bestuur adviseren bij de uitvoering van het lokaal beleidsplan kinderopvang en eventuele bijsturingen ervan;
• Het lokaal bestuur adviseren met betrekking tot de uitbouw van opvangvoorzieningen binnen de stad. Het lokaal bestuur geeft op haar beurt advies aan het Agentschap Opgroeien;
• Het lokaal bestuur kan het LOK aanvullende opdrachten geven.

Het advies is niet bindend. Het lokaal bestuur is niet verplicht om het advies van het LOK te volgen. In dit geval zal het lokaal bestuur dit voldoende motiveren in hun reactie op het advies.

Het LOK heeft eveneens als doelstelling overleg en samenwerking tot stand te brengen onder de lokale actoren, gebruikers en relevante partners binnen de kinderopvang en kan initiatieven en/of activiteiten met betrekking tot het thema kinderopvang organiseren.

Structuur

Artikel 3

Het LOK bestaat uit:

• De algemene vergadering, als beslissend orgaan;
• Een stuurgroep, als voorbereidend orgaan voor de algemene vergadering;
• Eventuele werkgroepen, al dan niet tijdelijk, die rond een thema werken en adviezen voorbereiden.

De Algemene Vergadering

Artikel 4

De Algemene Vergadering is samengesteld uit stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden.

Artikel 5

Volgende actoren maken minstens deel uit van de algemene vergadering:

§5.1. Een vertegenwoordiging van de lokale actoren kinderopvang: al wie een functie vervult in opvang van kinderen op grondgebied Tielt vb. Erkende kinderopvanginitiatieven en/of dienstverantwoordelijken voor baby’s en schoolgaande kinderen en erkende buitenschoolse kinderopvanginitiatieven. Directies van scholen die voor- en naschoolse opvang organiseren.

• 1 vertegenwoordiger van elk erkend kinderopvanginitiatief voor baby’s van 0-3 jaar.
• 1 vertegenwoordiger per erkend buitenschoolse kinderopvanginitiatief.
• 1 vertegenwoordiger per scholengemeenschap van scholen die zelf voor- en naschoolse opvang organiseren.

§5.2. Een vertegenwoordiging van de gebruikers van kinderopvang:

• 1 vertegenwoordiger van individuele ouders.
• 1 vertegenwoordiger van elke gezinsbond op grondgebied Tielt.

§5.3. Een vertegenwoordiging van het lokaal bestuur

• De ambtenaar lokaal sociaal beleid die eveneens aangesteld wordt als secretaris van het LOK.
• De bevoegd schepen voor kinderopvang.
• Een afgevaardigde van het Huis van het Kind.

§5.4. De intersectoraal medewerker Opgroeien, regio Roeselare en Tielt.

§5.5. De verkozen voorzitter van het LOK.

Behoudens de bepalingen in artikel 5 dienen de vertegenwoordigers en/of hun afgevaardigden aan volgende voorwaarden voldoen:

• Vanuit hun functie actief betrokken zijn bij de werking van hun organisatie/dienst;
• Bereid zijn om zich actief te engageren om de opdracht van het LOK te realiseren;
• Niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen;
• De vertegenwoordigers bedoeld in artikel 5&2 moeten woonachtig zijn in Tielt.

Artikel 6

Andere relevante actoren binnen de kinderopvang die behoren tot de bepalingen beschreven in artikel 5 kunnen een schriftelijke aanvraag indienen bij de voorzitter of secretaris van het Lokaal Overleg Kinderopvang om toe te treden. Deze aanvraag wordt tijdens de eerstvolgende bijeenkomst van het LOK voorgelegd aan de algemene vergadering, die vervolgens beslist over de toelating. De voorzitter brengt de aanvrager schriftelijk op de hoogte van de beslissing en geeft in geval van een weigering een gemotiveerde uitleg.

Artikel 7 - Het aanduiden van een voorzitter in de algemene vergadering van het LOK

§7.1. De manier waarop een voorzitter gezocht wordt kan op volgende manieren:

• Het lokaal bestuur spreekt mensen uit de professionele of persoonlijke omgeving  aan.
• Indien er geen kandidaat gevonden wordt, dan wordt er een oproep via gemeentelijke informatiekanalen gelanceerd.

Geïnteresseerden dienen schriftelijk hun kandidatuur in bij het gemeentebestuur.
Volgende voorwaarden zijn van toepassing op de ingediende kandidaturen:

• De voorzitter mag geen binding hebben met een lokale actor kinderopvang in de gemeente.
• Kandidaten hebben bijzondere interesse in het domein kinderopvang en zijn bereid om zich als voorzitter actief te engageren voor de realisatie van de opdracht van het LOK.

§7.2. De voorzitter wordt verkozen via geheime stemming bij gewone meerderheid tijdens de eerste algemene vergadering van het LOK in de nieuwe legislatuur, en dit nadat het organieke reglement van het LOK door de gemeenteraad werd goedgekeurd.

§7.3. Indien er meerdere kandidaten zijn voor de functie van voorzitter, wordt de voorzitter verkozen via geheime stemming bij gewone meerderheid. De stemming kan enkel doorgaan als ten minste twee derde van de stemgerechtigde leden of hun plaatsvervangers aanwezig zijn. De voorzitter wordt verkozen bij gewone meerderheid van stemmen (de helft van de aanwezige stemgerechtigden + één stem). Bij een gelijke stemming volgt een tweede stemronde. Indien ook dan geen beslissing valt, wordt de jongste kandidaat aangeduid als voorzitter.

§7.4. De voorzitter wordt aangesteld voor een termijn van zes jaar, en dit ten laatste tot zes maanden na de start van de nieuwe legislatuur van de gemeenteraad. De functie is onbezoldigd en het mandaat kan worden hernieuwd.

§7.5. De voorzitter leidt de algemene vergaderingen van het LOK en ziet toe op een vlot verloop van het overlegproces en de besluitvorming. Hij of zij stimuleert samenwerking tussen de lokale actoren en werkt hierbij nauw samen met het lokaal bestuur. De voorzitter maakt deel uit van de stuurgroep, bereidt de algemene vergaderingen mee voor en volgt de ontwikkelingen binnen het domein kinderopvang op de voet.

§7.6. In de algemene vergadering beschikt de voorzitter over stemrecht.

Artikel 8 - Aanduiden van een secretaris in de algemene vergadering van het LOK

Het lokaal bestuur duidt een ambtenaar aan die de vergaderingen van de adviesraden ondersteunt. De ambtenaar toegewezen aan het LOK neemt de rol van secretaris op binnen het LOK. De secretaris is neutraal en onderschrijft dus geen standpunten van de adviesraad en heeft geen stemrecht.

De rol van de secretaris:

De secretaris ondersteunt het LOK met de nodige informatie, logistiek en ook administratief. Deze persoon is deskundig op het domein kinderopvang en informeert het LOK objectief over gemeentelijke, provinciale en zelfs nationale acties, genomen beslissingen alsook over de geldende wetgeving om te vermijden dat adviezen juridisch onjuist zouden zijn. De secretaris gaat deontologisch correct om met alle informatie, adviezen en dossiers.

Artikel 9 – Stemrecht en geldigheid van beslissing op de algemene vergadering

§9.1. Elk van bovengenoemde actoren vermeld in artikel 5&1 en artikel 5&2 heeft één vaste vertegenwoordiger en één plaatsvervanger (met uitzondering van individuele personen) met stemrecht.
Bij het begin van elke nieuwe legislatuur worden alle actoren en gebruikers die behoren tot artikel 5&1 en artikel 5&2 uitgenodigd om schriftelijk een effectief én een plaatsvervangend lid aan te duiden voor deelname aan het LOK. Binnen één organiserende organisatie kan éénzelfde persoon slechts één keer opgegeven worden als effectief of plaatsvervangend lid.

§9.2. In uitvoering van het lokaal decreet met betrekking tot de oprichting van adviesraden, meer specifiek bepaald in artikel 304&3, mag hoogstens 2/3 van de stemgerechtigde leden van hetzelfde geslacht zijn. In de praktijk blijkt het echter bijzonder moeilijk om binnen het Lokaal Overleg Kinderopvang aan deze decretale verplichting te voldoen. De sector van de kinderopvang wordt overwegend ingevuld door vrouwelijke professionals, wat zich logischerwijs vertaalt in een overwicht aan vrouwelijke vertegenwoordigers binnen het overleg. Ondanks actieve inspanningen om mannelijke stemgerechtigde leden te betrekken – via scholen, ouders of andere relevante partners – blijft het aantal mannelijke kandidaten beperkt. Gelet op dit onevenwichtig binnen de sector kinderopvang en de geleverde inspanning om aan de regelgeving te voldoen wordt artikel §9.2 omwille van overmacht niet toegepast voor het LOK. Het niet geldig kunnen functioneren van het LOK omwille van een te beperkt aantal mannelijke leden zou immers ook ingaan tegen het fundamentele doel van een adviesraad: het verzekeren van inspraak, participatie en een breed gedragen advies binnen het lokaalbeleid.

§9.3. Bij voorkeur is er unanimiteit in geval van een advies of beslissing. Bij duidelijk verdeelde meningen kan worden overgegaan tot stemming.

§9.4. In geval van een stemming is de plaatsvervanger niet stemgerechtigd bij aanwezigheid van het effectieve lid.

§9.5. De algemene vergadering kan geldig beslissingen nemen mits de aanwezigheid van de  helft van de stemgerechtigden. Indien het quorum wordt behaald, wordt beslist bij gewone meerderheid van stemmen, dit is één meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen.

§9.6. Indien het quorum niet bereikt is, kan het agendapunt in de daaropvolgende algemene vergadering opnieuw gestemd worden ongeacht het aantal stemgerechtigde aanwezigen.

§9.7. Bij gelijke stemming zal de stem van de voorzitter doorslaggevend zijn.

§9.8. Geheime stemming is verplicht wanneer het om personen gaat.

§9.9. Een kinderopvanginitiatief,  persoon of dienst waarover een beslissing moet genomen worden heeft geen stemrecht in een dossier waarin het belanghebbende is en mag ook niet aanwezig zijn tijdens de stemming.

Artikel 10 – duur van het mandaat in de algemene vergadering

Het mandaat van alle leden geldt voor een termijn van 6 jaar en geldt uiterlijk tot 6 maanden na de start van de volgende nieuwe legislatuur van de gemeenteraad. Het mandaat is onbezoldigd en kan worden hernieuwd.

Aan het mandaat van de leden van het LOK komt vroegtijdig een einde:

§10.1. Door het indienen van ontslag van de betrokkene zelf bij de voorzitter van het LOK.

§10.2. Door het opnemen van een politiek mandaat binnen de stad Tielt.

§10.3. Wanneer het lid ontslag neemt uit de dienst of organisatie  die wordt vertegenwoordigd op de algemene vergadering.

§10.4. Door drie opeenvolgende afwezigheden op de algemene vergadering zonder gegronde reden of schriftelijke kennisgeving.

§10.5. Wegens overlijden van het lid.

§10.6. Door een gemotiveerde beslissing van de algemene vergadering om het lid uit te sluiten uit het LOK.

Indien er vroegtijdig een einde wordt gesteld aan het mandaat van een effectief lid of een plaatsvervangend lid wordt in de volgende algemene vergadering een nieuwe vertegenwoordiger aangesteld.

In geval van een vroegtijdig einde aan het mandaat van een effectief lid of een plaatsvervangend lid omwille van de reden vermeld in artikel 10&6 wordt de gemotiveerde beslissing voorgelegd aan de gemeenteraad. De beslissing van het ontslag door de gemeenteraad wordt aan de voorzitter en secretaris van het LOK bezorgd. Het ontslag gaat in op de eerste van de maand volgend op de beslissing. Een nieuwe vertegenwoordiger wordt aangesteld in de volgende algemene vergadering.

Artikel 11

De nominatieve invulling van de vertegenwoordigers in het LOK wordt ter kennisname op de gemeenteraad geagendeerd. Wijzigingen van effectieve of plaatsvervangende leden die plaatsvinden nadat de nominatieve samenstelling aan de gemeenteraad werd voorgelegd, worden ter kennisname geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 12 - Vergaderfrequentie, agenda en verslag van de algemene vergadering

Er worden minimaal twee algemene vergaderingen per kalenderjaar georganiseerd. Indien noodzakelijk of in geval van hoogdringendheid kan een extra vergadering worden samengeroepen indien de voorzitter of het lokaal bestuur of ten minste één derde van de stemgerechtigde LOK-leden hierom schriftelijk verzoekt.

De uitnodigingen voor de algemene vergadering gebeuren in naam van de voorzitter door de secretaris, schriftelijk per e-mail en ten minste 2  weken voor de algemene vergadering. De uitnodiging vermeldt de datum, het uur, de locatie en de agenda.

De agenda van de algemene vergadering wordt samengesteld door de stuurgroep. Elk effectief lid heeft het recht om bijkomende punten op de agenda te plaatsen.

De voorzitter leidt de algemene vergadering. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt door de aanwezige leden beslist bij de start van de vergadering wie de algemene vergadering zal voorzitten.

De secretaris maakt het verslag van de algemene vergadering. Dit verslag is verplicht en wordt ter kennisname geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen. Het verslag wordt met de nodige bijlagen per email verstuurd aan alle leden van het LOK. Indien de bijlagen te groot zijn om per e-mail te versturen worden deze ter beschikking gehouden op de bevoegde dienst.

De definitieve verslagen en de adviezen van het LOK zijn opvraagbaar in het kader van de openbaarheid van bestuur.

Artikel 13 – advies en opvolging van het advies

§13.1. Het LOK kan op eigen initiatief advies uitbrengen aan het lokaal bestuur over de onderwerpen vermeld in artikel 2. Dit advies wordt schriftelijk opgesteld, ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het LOK, en verstuurd aan het college van burgemeester en schepenen.

Elk advies omvat volgende gegevens:

• een standpuntbepaling of herformulering;
• een omstandige motivering van het advies;
• eventuele afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

Het lokaal bestuur zal binnen een termijn van één maand, te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het stadsbestuur toekwam, een schriftelijk antwoord op het advies bezorgen aan de betreffende adviesraad. In dit antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden. Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, zal de reden daarvan grondig worden gemotiveerd. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het stadsbestuur binnen de maand een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de adviesraad zal bezorgd worden.

§13.2. Wanneer het lokaal bestuur het Lokaal Overleg Kinderopvang om advies verzoekt, gebeurt dit schriftelijk via de voorzitter van het LOK.

Een adviesvraag omvat de volgende gegevens:

• een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;
• opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden;
• een vermelding van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het stadsbestuur (minimaal één maand na de adviesvraag). Slechts om uitzonderlijke redenen en wegens hoogdringendheid kan het stadsbestuur deze termijn op gemotiveerd verzoek inkorten. In onderlinge afspraak tussen de adviesraad en het stadsbestuur kan de termijn ook verlengd worden.

Indien het Lokaal Overleg Kinderopvang binnen de afgesproken of verlengde termijn geen advies uitbrengt, wordt de adviesvraag van het lokaal bestuur geacht gunstig te zijn beantwoord.

§13.3. Alle communicatie van de adviesraad moet voldoen aan onderstaande deontologische regels:

• De adviesraden communiceren en stellen zich politiek en commercieel neutraal op.
• De communicatie mag geen afbreuk doen aan de democratische grondbeginselen.
• De informatie moet steeds volledig en correct zijn. Ze moet het mogelijk maken voor de ontvanger om een eigen oordeel te vellen.
• De adviesraden communiceren tijdig en zorgen dat de informatie up-to-date is.
• De communicatie mag geen inbreuk vormen op de privacy van privépersonen.
• De communicatie mag geen inbreuk vormen op de goede zeden.

De stuurgroep

Artikel 14 -  De stuurgroep is het voorbereidend orgaan voor de algemene vergadering. De stuurgroep bestaat uit:

• De verkozen voorzitter van het LOK
• De schepen bevoegd voor kinderopvang
• De secretaris van het LOK
• De afgevaardigde van het Huis van het Kind

De leden van de stuurgroep hebben geen stemrecht of beslissingsbevoegdheid in de algemene vergadering, met uitzondering van de voorzitter van het LOK, maar beschikken wel over een raadgevende stem.

De stuurgroep is bevoegd voor:

• Het versturen van de uitnodigingen en het opmaken van de agenda van het LOK
• Het voorbereiden van dossiers of agendapunten die in de algemene vergadering besproken worden
• Het opmaken en versturen van het verslag van het LOK
• Het opvolgen van de genomen beslissingen

De stuurgroep kan uitgebreid worden op vraag van de nieuwe kandidaten. Deze kandidaturen worden besproken op een eerstvolgende algemene vergadering.

De stuurgroep kan in functie van bepaalde thema’s die verband houden met kinderopvang beslissen om deskundigen uit te nodigen naar de algemene vergadering.

Werkgroepen

Artikel 15

Indien nodig kan het LOK werkgroepen oprichten die rond specifieke thema’s of activiteiten werken. Deze werkgroepen kunnen tijdelijk of langdurig actief zijn en bestaan uit één of meerdere stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden van het LOK. Daarnaast kunnen ook externe personen met relevante deskundigheid of interesse in het thema of de activiteit uitgenodigd worden om aan de werkgroepen deel te nemen.

Ondersteuning van het LOK door het lokaal bestuur

Artikel 16

Het lokaal bestuur zal de erkende adviesraad ondersteunen op het vlak van infrastructuur, logistiek en werkingsmiddelen.

• De adviesraad kan voor de algemene vergadering en activiteiten gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur en de dienstverlening. Hierover worden steeds duidelijke afspraken gemaakt met de ambtenaar.
• De stad duidt een ambtenaar aan die de vergaderingen van de adviesraden ondersteunt. De ambtenaar toegewezen aan het LOK neemt de rol van op van secretaris en voert de taken uit vermeld in artikel 8.
• De stad voorziet financiële middelen binnen het meerjarenplan ter ondersteuning van, en voor de werking, van het LOK. De besteding wordt via de toegewezen ambtenaar en volgens de geldende regels toegekend. Elk jaar worden de rekeningen van het verlopen jaar voorgelegd aan de algemene vergadering.
• De leden van de adviesraden zijn tijdens de uitoefening van hun mandaat verzekerd via de stedelijke polissen (lichamelijke ongevallen en BA)

Artikel 17

Het organieke reglement en de latere wijzigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.