Besluit  gemeenteraad

Besluit

Artikel 1

De gemeenteraad beslist om de statuten van de cultuurraad van Meulebeke, zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 08.05.2019 op te heffen.

Artikel 2

De gemeenteraad beslist om de statuten van de stedelijke raad voor cultuurbeleid van Tielt zoals goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad van 04.04.2019 op te heffen.

Artikel 3

Het organiek reglement van de cultuurraad als volgt vast te stellen:

1. Erkenning

Artikel 1.

De stad organiseert een stedelijk adviesorgaan voor cultuur in uitvoering van artikel 304 § 3 van het Decreet Lokaal Bestuur d.d. 01.01.2019 en van artikel 52 tot en met 58 van het Decreet Lokaal Cultuurbeleid d.d. 06.07.2012, volgens de nadere voorwaarden bepaald in dit organiek reglement van de cultuurraad.

Hiertoe nodigt het college van burgemeester en schepenen bij de aanvang van elke legislatuur alle culturele actoren uit om lid te worden van de cultuurraad.

De cultuurraad heeft een werking van 6 jaar en dient na de installatie van de nieuwe gemeenteraad binnen een redelijke termijn opnieuw te worden samengesteld. Tot deze hersamenstelling blijft de uittredende cultuurraad haar taken uitoefenen.

2. Visie en missie

Artikel 2.

De cultuurraad heeft als doel om in samenspraak met het stadsbestuur een hoogstaand en kwalitatief cultuurbeleid te ontwikkelen in het belang van alle inwoners.

De cultuurraad treedt op als adviserend, coördinerend en stimulerend overlegorgaan en als officiële woordvoerder tegenover het stadsbestuur en tegenover alle actoren die actief zijn in de culturele sector.

De cultuurraad behandelt alle kwesties op lokaal niveau die rechtstreeks of onrechtstreeks de culturele sector en de inwoners aanbelangen.

De cultuurraad zorgt voor informatie-uitwisseling tussen het stadsbestuur, de culturele sector en de culturele actoren onderling.

De cultuurraad heeft de bevoegdheid om voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het stadsbestuur adviezen te verstrekken.

De cultuurraad signaleert de noden en behartigt de belangen van de culturele actoren in de stad bij het stadsbestuur.

De cultuurraad bevordert door overleg en door het stimuleren van gemeenschappelijke initiatieven de onderlinge samenwerking tussen de verschillende culturele actoren in de stad.

3. Advies

Artikel 3.

Het stadsbestuur zal de cultuurraad betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het stedelijke cultuurbeleid.

§ 1. De cultuurraad zal bijgevolg in het kader van beleidsvoorbereiding en -evaluatie om advies gevraagd worden over alle aangelegenheden, bedoeld in artikel 4, 1° tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen, met uitzondering van 7° (jeugdbeleid) en 9° (sport):

- taal en letteren

- wetenschapsbeleid

- kunstenbeleid

- cultuurbewaring en -spreiding

- bibliotheekbeleid

- lokale media

- vormings- en educatiebeleid

- vrijetijdsbeleid en toerisme

§ 2. De cultuurraad zal eveneens om advies worden gevraagd over het beheer van de stedelijke socio-culturele infrastructuur.

§ 3. De cultuurraad kan zelf advies formuleren aan het stadsbestuur of andere organen van de stad over alle hierboven genoemde aangelegenheden en over andere beleidsdossiers waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, zoals het erfgoedbeleid of projecten met een culturele inslag.

§ 4. Het stadsbestuur zal de cultuurraad informeren over het stedelijke cultuur- en vrijetijdsbeleid. Dit gebeurt door de schepen van cultuur binnen de organen van de cultuurraad.

Artikel 4.

§ 1. Het stadsbestuur zal adviesvragen steeds schriftelijk stellen en bij de adviesvraag de nodige informatie voegen. De adviesvraag wordt steeds gericht aan de voorzitter van de cultuurraad en omvat de volgende gegevens:

a) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;

b) opgave van de eventuele wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de cultuurraad rekening moet houden;

c) een vermelding van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het stadsbestuur, in principe binnen de 30 dagen na de adviesvraag. Slechts om uitzonderlijke redenen en wegens hoogdringendheid kan het stadsbestuur deze termijn op gemotiveerd verzoek inkorten. In onderlinge afspraak tussen de cultuurraad en het stadsbestuur kan de termijn verlengd worden.

§ 2. De cultuurraad bezorgt de uitgebrachte adviezen steeds schriftelijk aan het stadsbestuur. Elk advies omvat volgende gegevens:

a) de wijze waarop het advies tot stand kwam;

b) een motivering van het advies;

c) een duidelijke standpuntbepaling of herformulering met eventuele vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.

§ 3. Het stadsbestuur zal binnen een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het stadsbestuur toekwam, een schriftelijk antwoord op het advies bezorgen aan de cultuurraad. In dit antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden.

Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, zal de reden daarvan worden gemotiveerd.

Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het stadsbestuur binnen de 30 dagen een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de cultuurraad zal bezorgd worden.

4. Ondersteuning

Artikel 5.

Het stadsbestuur ondersteunt de cultuurraad op het vlak van infrastructuur, logistiek en werkingsmiddelen:

a) de stad duidt een ambtenaar aan die de vergaderingen van de cultuurraad ondersteunt;

b) de cultuurraad kan voor haar vergaderingen gebruik maken van de stedelijke infrastructuur en de dienstverlening. Hierover worden steeds duidelijke afspraken gemaakt met de aangeduide ambtenaar;

c) de stad voorziet financiële middelen op het stadsbudget ter ondersteuning van en voor de werking van de cultuurraad. De besteding wordt via de toegewezen ambtenaar en volgens de geldende regels toegekend;

d) de leden van de cultuurraad zijn tijdens de uitoefening van hun mandaat verzekerd via de stedelijke polissen (lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid).

Artikel 6.

De aangeduide ambtenaar:

a) fungeert als neutraal persoon;

b) informeert de cultuurraad objectief over gemeentelijke, provinciale en zelfs nationale acties, over genomen beslissingen en over de geldende wetgeving om te vermijden dat adviezen juridisch onjuist zouden zijn;

c) staat in voor administratieve afhandeling en verzendingen;

d) beheert het centraal archief;

5. Samenstelling

Artikel 7.

§ 1. Ten hoogste twee derde van de leden van de cultuurraad is van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht. (art. 304 § 3 DLB)

§ 2. Stemgerechtigde leden van de cultuurraad kunnen geen politiek mandaat binnen het lokaal bestuur bekleden. Leden van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen bijgevolg geen stemgerechtigd lid van de cultuurraad zijn.

§ 3. De leden van de cultuurraad zijn minstens 16 jaar oud.

Artikel 8.

De cultuurraad bestaat uit stemgerechtigde leden en waarnemers.

§ 1. De stemgerechtigde leden worden gevormd door:

a) één afgevaardigde van elke private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling die werkt met vrijwilligers en een werking ontplooit op het grondgebied van de stad. De effectieve afgevaardigde kan zich op vergaderingen laten vervangen door een vaste plaatsvervanger;

b) één afgevaardigde van elke private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling die werkt met professionele beroepskrachten en een werking ontplooit op het grondgebied van de stad. De effectieve afgevaardigde kan zich op vergaderingen laten vervangen door een vaste plaatsvervanger;

c) deskundigen en geïnteresseerde burgers op het vlak van cultuur, woonachtig in Tielt.

§ 2. Waarnemers zijn:

a) de bevoegde schepen voor cultuur, die voor elke vergadering van de cultuurraad uitgenodigd wordt;

b) de stedelijke ambtenaar aangesteld voor cultuur;

c) de aangestelde vertegenwoordigers van de stedelijke diensten

§3. Externe deskundigen kunnen uitgenodigd worden in de vergaderingen van alle organen van de cultuurraad en dit in het kader van de adviesverlening over een specifiek item.

Artikel 9.

Bij de vernieuwing van de cultuurraad wordt volgende procedure gevolgd.

a) De culturele verenigingen, organisaties en instellingen, die werken met vrijwilligers of professionele beroepskrachten en die in aanmerking komen voor het lidmaatschap van de cultuurraad, worden door het stadsbestuur schriftelijk uitgenodigd om hiertoe een aanvraag in te dienen en een afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aan te duiden. Deze verenigingen, organisaties en instellingen en hun afgevaardigden moeten voldoen aan de verder gestelde voorwaarden.

b) Via verschillende informatiekanalen lanceert de stad een oproep om zich kandidaat te stellen als lid van de cultuurraad.

Artikel 10.

§ 1. Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen moeten de private en publieke culturele verenigingen, organisaties en instellingen gedurende minstens één jaar een werking ontplooien op het grondgebied van de stad met betrekking tot één of meerdere van de culturele materies opgesomd in artikel 3 van dit organiek reglement.

§ 2. Een vereniging, organisatie of instelling die lid van de cultuurraad wenst te worden dient een schriftelijke aanvraag in bij het dagelijks bestuur van de cultuurraad, ondertekend door de voorzitter en twee bestuursleden. Het stadsbestuur onderzoekt de aanvraag en kan hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen.

Indien het stadsbestuur oordeelt dat de vereniging, organisatie of instelling beantwoordt aan de gestelde criteria wordt ze aanvaard als lid van de cultuurraad en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. Het stadsbestuur kan de erkenning van een vereniging, organisatie of instelling afwijzen of intrekken wanneer deze niet (meer) beantwoordt aan de gestelde criteria en motiveert dit schriftelijk.

§ 3. De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele vereniging, organisatie of instelling en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

a) actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie waardoor ze worden aangeduid;

b) bereid zijn zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;

c) niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen;

d) geen politiek mandaat bekleden.

§ 4. Aan het mandaat van een afgevaardigde of plaatsvervanger van een vereniging, organisatie of instelling komt een einde door:

a) het ontslag uit de cultuurraad of uit de afvaardigende vereniging, organisatie of instelling;

b) de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie;

c) overlijden of rechtsonbekwaamheid;

d) de intrekking door het stadsbestuur van de erkenning van de afvaardigende organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria;

e) het niet meer voldoen van de betrokken afgevaardigde of plaatsvervanger aan de gestelde criteria;

f) drie opeenvolgende afwezigheden op de vergaderingen van de cultuurraad zonder voorafgaande kennisgeving. In dit geval wordt de culturele vereniging, organisatie of instelling op de hoogte gebracht door het dagelijks bestuur.

Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde of plaatsvervanger van een private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende vereniging, organisatie of instelling binnen de drie maanden in vervanging te voorzien.

Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken vereniging, organisatie of instelling en kan het alleen terug verkregen worden na het indienen van een nieuwe aanvraag.

Artikel 11.

§1. De kandidaat-deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

a) vanuit hun werkervaring en/of hun engagement in de culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten;

b) bereid zijn zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;

c) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen;

d) geen politiek mandaat bekleden;

e) in Tielt wonen;

f) minimum 16 jaar oud zijn.

§ 2. De geïnteresseerde burgers moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

a) interesse hebben in één of meerdere van de culturele materies opgesomd in artikel 3 van dit organiek reglement;

b) bereid zijn zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;

c) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen;

d) geen politiek mandaat bekleden;

e) in Tielt wonen;

f) minimum 16 jaar oud zijn.

§ 3. De deskundigen en geïnteresseerde burgers die lid wensen te worden van de cultuurraad dienen een schriftelijke aanvraag in bij het dagelijks bestuur van de cultuurraad waarin ze hun deskundigheid of interesse toelichten. Het stadsbestuur onderzoekt de aanvraag. Indien het stadsbestuur oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria wordt hij aanvaard als lid van de cultuurraad.

§ 4. Aan het lidmaatschap van een deskundige of geïnteresseerde burger komt een einde door:

a) het ontslag uit de cultuurraad;

b) overlijden of rechtsonbekwaamheid;

c) het niet meer voldoen aan de gestelde criteria;

d) drie opeenvolgende afwezigheden op de vergaderingen van de cultuurraad zonder voorafgaande kennisgeving.

Artikel 12.

Alle stemgerechtigde leden:

a) onderschrijven de doelstellingen van de cultuurraad en verbinden zich ertoe om actief mee te werken aan de realisering ervan;

b) wonen de samenkomsten bij van de organen van de cultuurraad, waarvan het lid deel uitmaakt. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen. De vertegenwoordigers van de private en publieke culturele organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vaste plaatsvervanger;

c) van private en publieke culturele organisaties informeren hun achterban grondig over de werkzaamheden van de cultuurraad en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid;

d) hebben spreekrecht op alle vergaderingen van de cultuurraad;

e) hebben stemrecht op de samenkomsten van de organen van de cultuurraad waarvan het lid deel uitmaakt.

6. Organisatie en interne werking

Artikel 13.

De cultuurraad:

a) communiceert en fungeert als politiek en commercieel neutraal overlegorgaan;

b) doet geen afbreuk aan democratische grondbeginselen;

c) verstrekt volledige en correcte informatie;

d) communiceert tijdig;

e) vormt geen inbreuk op de privacy van privépersonen en op de goede zeden.

Artikel 14.

§ 1. De cultuurraad bestaat uit:

a) de algemene vergadering;

b) het dagelijks bestuur;

c) deelraden;

d) ad-hocwerkgroepen.

§ 2. De drie deelraden zijn:

1) deelraad kunsten;

2) deelraad erfgoed en toerisme;

3) deelraad socio-cultureel.

Artikel 15.

§ 1. De algemene vergadering bestaat uit alle stemgerechtigde leden en waarnemers. Deze worden bij elke algemene vergadering uitgenodigd. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd.

Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen en mits de helft van de leden van de algemene vergadering aanwezig is.

§ 2. In uitvoering van de in artikel 2 van dit organiek reglement opgenomen visie en missie heeft de algemene vergadering volgende taken:

a) het adviseren van het stadsbestuur over de grote lijnen van het stedelijke cultuurbeleid;

b) het bekrachtigen van de adviezen uitgebracht door het dagelijks bestuur;

c) het uitwisselen van informatie vanuit:

- het stadsbestuur

- het dagelijks bestuur

- de deelraden en ad-hocwerkgroepen

- de culturele actoren

d) het behartigen van de belangen van de betrokken culturele actoren;

e) het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen de betrokken culturele actoren.

Artikel 16.

§ 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit minimum 10 en maximum 20 stemgerechtigde leden. Bij de samenstelling wordt er verder gestreefd naar een evenwichtige vertegenwoordiging van:

- alle leeftijdsgroepen;

- de deelgemeenten;

- verenigingen, organisaties of instellingen uit verschillende culturele sectoren;

- deskundigen en geïnteresseerde burgers;

- verschillende ideologische en filosofische strekkingen.

§ 2. De algemene vergadering kiest tijdens de installatievergadering van de nieuwe cultuurraad het dagelijks bestuur. De kandidaturen worden op voorhand schriftelijk opgevraagd. Indien er meer dan 20 kandidaturen zijn, wordt hiervoor een geheime stemming georganiseerd binnen de algemene vergadering.

Het dagelijks bestuur kiest zo snel mogelijk een voorzitter, ondervoorzitter en secretaris. Indien er meer dan één kandidaat is, wordt hiervoor een geheime stemming georganiseerd binnen het dagelijks bestuur.

De secretaris ondertekent samen met de voorzitter alle briefwisseling van de cultuurraad.

Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen en mits de helft van de leden van het dagelijks bestuur aanwezig is.

De voorzitter van de cultuurraad zit de vergaderingen van de algemene vergadering en het dagelijks bestuur voor. Bij afwezigheid van de voorzitter worden de algemene vergadering en het dagelijks bestuur voorgezeten door de ondervoorzitter of bij diens afwezigheid door een lid van het dagelijks bestuur.

§ 3. Het dagelijks bestuur:

a) voert alle communicatie met het stadsbestuur;

b) brengt adviezen uit en kan zich in functie van adviesverlening laten bijstaan door:

- de algemene vergadering (als het over de grote lijnen van het stedelijke cultuurbeleid gaat);

- één of meerdere van de drie deelraden;

- het oprichten van een ad-hocwerkgroep;

- het uitnodigen van één of meerdere deskundigen.

De uitgebrachte adviezen van het dagelijks bestuur worden in de volgende algemene vergadering bekrachtigd.

c) komt minimum vijf keer per jaar samen, stelt hiertoe de uitnodigingen met agenda op en maakt het verslag op dat na kennisname door het college van burgemeester en schepenen overgemaakt wordt aan de leden van het dagelijks bestuur;

d) roept minimum twee keer per jaar de algemene vergadering samen, bepaalt de agenda en maakt het verslag op dat na kennisname door het college van burgemeester en schepenen bezorgd wordt aan de leden van de algemene vergadering;

e) roept minimum twee keer per jaar elke deelraad samen en bepaalt de agenda;

f) richt de ad-hocwerkgroepen op en bepaalt de agenda;

g) maakt een lijst met voordrachten voor vertegenwoordigers van de gebruikersgeledingen in de raden van beheer van de openbare bibliotheek en het cultuurcentrum Gildhof over aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 17.

§ 1. De drie deelraden behandelen een specifiek thema van het stedelijke cultuurbeleid en vormen een platform voor de culturele actoren binnen een bepaalde sector:

1) deelraad kunsten: beleid rond amateur- en podiumkunsten (woord, muziek, dans) en beeldende kunsten – sector van de actieve kunstbeoefening (‘creëren’);

2) deelraad erfgoed en toerisme: beleid rond erfgoed en toerisme – sector met oog voor de geschiedenis en de omgeving van Tielt en de promotie ervan (‘herinneren en profileren’)

3) deelraad socio-cultureel: beleid rond vorming en vrije tijd – sector van de socio-culturele verenigingen (‘stimuleren’)

§ 2. De deelraden hebben volgende taken:

a) het geven van adviezen op vraag van het dagelijks bestuur of op eigen initiatief;

b) het bevorderen van onderlinge samenwerking tussen de verschillende verenigingen, organisaties, instellingen en stadsdiensten;

c) instaan voor de deelname aan, coördinatie en/of organisatie van initiatieven die de werking van de culturele sector of het betrokken segment ervan stimuleren of om deze dichter bij de bevolking te brengen.

§ 3. Bij de samenstelling van cultuurraad kunnen de leden vrijblijvend deel uitmaken van één of meerdere deelraden. Tijdens de legislatuur kunnen leden te allen tijde stoppen, starten of hun deelname aan een deelraad wijzigen door dit schriftelijk kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur.

§ 4. Binnen het dagelijks bestuur wordt een voorzitter van elke deelraad aangeduid. De voorzitter van de deelraad staat in voor de communicatie tussen het dagelijks bestuur en de deelraad.

Artikel 18.

§ 1. Het dagelijks bestuur kan ad-hocwerkgroepen oprichten voor:

1) het ondersteunen van adviezen op vraag van het dagelijks bestuur;

2) het uitwerken, organiseren en/of coördineren van specifieke projecten.

§ 2. Het dagelijks bestuur nodigt bij de oprichting van een ad-hocwerkgroep alle leden van de cultuurraad en eventuele externe deskundigen in de specifieke materie uit voor de ad-hocwerkgroep. De uitnodiging omschrijft duidelijk wat de taak en de verwachtingen zijn van de ad-hocwerkgroep en hoeveel bijeenkomsten er gepland zijn. De leden kunnen vrijblijvend deel uitmaken van elke ad-hocwerkgroep.

§ 3. Het dagelijks bestuur duidt een voorzitter van de ad-hocwerkgroep aan. De voorzitter van de ad-hocwerkgroep staat in voor de communicatie tussen het dagelijks bestuur en de werkgroep.

Artikel 19.

§ 1. De voorzitter van de cultuurraad stelt samen met de ambtenaar de agenda op van de vergaderingen. Deze agenda wordt ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. De uitnodiging voor de vergadering wordt daarna, samen met de agendapunten, minstens één week op voorhand naar de leden verstuurd.

§ 2. De verslaggeving van de vergaderingen wordt verplicht opgemaakt en ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Daarna wordt het verslag overgemaakt aan de leden van de vergadering.

§ 3. De definitieve verslagen en de adviezen van de cultuurraad zijn opvraagbaar in het kader van de openbaarheid van bestuur.

7. Raden van beheer

Artikel 20.

De aanduiding van de mandaten van de gebruikers in de raad van beheer van de openbare bibliotheek en de raad van beheer van het cultuurcentrum Gildhof is een taak van het stadsbestuur.

Hiertoe organiseert de algemene vergadering van de cultuurraad zo snel mogelijk en bij voorkeur tijdens de installatievergadering van de nieuwe cultuurraad verkiezingen, zoals bepaald in de organieke reglementen van de raad van beheer van de openbare bibliotheek en van de raad van beheer van het cultuurcentrum Gildhof.

De verkozen vertegenwoordigers van de gebruikersgeledingen voor deze raden van beheer worden door het dagelijks bestuur van de cultuurraad voorgedragen aan het college van burgemeester en schepenen.