Het decreet van 22.12.2017 over het lokaal bestuur, en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 78, tweede lid 16° en artikel 266 en 273 over de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn om de nadere voorwaarden van het visum vast te stellen.
Het decreet van 22.12.2017 over het lokaal bestuur, en latere wijzigingen, in het bijzonder de artikelen 177, 266 en 267 over het voorafgaand visum door de financieel directeur.
Het besluit van de Vlaamse regering van 30.03.2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen, en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 99 over de visumverplichting.
De wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, in het bijzonder artikel 92 over de overheidsopdrachten van beperkte waarde.
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Meulebeke van 23.01.2019 betreffende de vaststelling van de vrijgestelde verrichtingen voor het uitoefenen van een voorafgaand visum door de financieel beheerder.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt van 05.12.2019 betreffende het reglement betreffende de voorwaarden voor de uitoefening van het voorafgaand visum door de financieel directeur.
De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het OCMW met budgettaire en financiële impact. Financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom kunnen niet worden aangegaan zonder voorafgaand visum.
De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur deze controle uitoefent. De raad voor maatschappelijk welzijn kan ook bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting, binnen de grenzen die door de Vlaamse Regering zijn vastgelegd. Volgende verrichtingen kunnen niet uitgesloten worden van de visumverplichting:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer, met uitzondering van tewerkstelling in het kader van artikel 60 van de OCMW-wet of van andere werkgelegenheidsmaatregelen;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
De financieel directeurs van de voormalige gemeenten en OCMW's van het nieuwe fusiebestuur stellen voor om de volgende categorieën van verrichtingen uit te sluiten van de visumverplichting:
- De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom die het totaal bedrag van € 30.000 exclusief BTW niet overschrijden
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor bepaalde duur voor een periode van minder dan 1 jaar
- De aanstelling van contractuele personeelsleden in het kader van artikel 60 van de organieke wet op de OCMW's of van andere werkgelegenheidsmaatregelen
- De investeringssubsidies waarvan het bedrag niet hoger is dan € 10.000
Dit voorstel wordt gemotiveerd door:
- het grote aantal dossiers van beperkte waarde of tijdelijke tewerkstelling in het fusiebestuur;
- de ruimere budgetten en dus ruimte voor interne kredietverschuivingen;
- de wetgeving overheidsopdrachten, die voor opdrachten van beperkte waarde geen vormvereisten oplegt. De drempel voor opdrachten van beperkte waarde is € 30.000 excl. BTW;
- de decentrale werking binnen de nieuwe organisatie, waarbij diensthoofden budgetverantwoordelijkheid hebben.
Om die redenen biedt een visumverplichting voor deze verbintenissen geen meerwaarde.
Voor wat betreft de nadere voorwaarden voor het uitoefenen van de visumplicht, adviseren de financieel directeurs om volgende bepalingen op te nemen:
- In functie van het verlenen van een visum dient het volledige dossier aan de financieel directeur te worden bezorgd, zijnde alle stukken vereist om de wettigheid en regelmatigheid te kunnen beoordelen;
- Een visum wordt in principe nooit achteraf gegeven
- Het visum wordt aangevraagd voorafgaand aan de desbetreffende zitting van het vast bureau of de raad voor maatschappelijk welzijn, door middel van een adviesvraag bij het betreffende agendapunt in de notuleringstoepassing.
- Indien het vast bureau of de raad voor maatschappelijk welzijn ter zitting een beslissing neemt die afwijkt van het geviseerde voorstel, komt het visum te vervallen en moet een nieuw visum aangevraagd worden.
- De financieel directeur moet steeds over een redelijke tijdsspanne beschikken om het dossier te beoordelen (in verhouding tot de complexiteit van het dossier).
- Het visum ontslaat de budgetverantwoordelijke niet van zijn verantwoordelijkheid om de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis te controleren.
- De nadere modaliteiten voor de uitoefening van de visumverplichting worden vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt verder de nadere voorwaarden die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten.
Artikel 1
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Meulebeke van 23.01.2019 betreffende de vaststelling van de vrijgestelde verrichtingen voor het uitoefenen van een voorafgaand visum door de financieel beheerder wordt opgeheven.
Artikel 2
Het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van Tielt van 05.12.2019 betreffende het reglement houdende de voorwaarden voor de uitoefening van het voorafgaand visum door de financieel directeur wordt opgeheven.
Artikel 3
Het reglement betreffende de voorwaarden voor de uitoefening van het voorafgaand visum door de financieel directeur wordt vastgesteld als volgt:
__________________________
Artikel 1 - vrijgestelde verrichtingen
De volgende categorieën van verrichtingen zijn uitgesloten van de visumverplichting:
- De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom die niet hoger is dan € 30.000 exclusief BTW.
Voor het bepalen van het bedrag van de uitgaande nettokasstroom van de voorgenomen financiële verbintenis wordt rekening gehouden met de kostprijs gedurende de volledige looptijd van de voorgenomen verbintenis. Indien de looptijd niet bepaald kan worden, wordt rekening gehouden met een forfaitaire looptijd van 4 jaar.
- De aanstelling van contractuele personeelsleden voor bepaalde duur voor een periode van minder dan 1 jaar. Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van deze bepaling.
- De aanstelling van contractuele personeelsleden, in geval van
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, ongeacht de duur van het contract;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
- De investeringssubsidies waarvan het bedrag niet hoger is dan € 10.000.
Artikel 2 - nadere voorwaarden voor het uitoefenen van de visumplicht
- In functie van het verlenen van een visum dient het volledige dossier aan de financieel directeur te worden bezorgd, zijnde alle stukken vereist om de wettigheid en regelmatigheid te kunnen beoordelen.
- Een visum wordt in principe nooit achteraf gegeven.
- Het visum wordt aangevraagd voorafgaand aan de desbetreffende zitting van het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad, door middel van een adviesvraag bij het betreffende agendapunt in de notuleringstoepassing.
- Indien het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad ter zitting een beslissing neemt die afwijkt van het geviseerde voorstel, komt het visum te vervallen en moet een nieuw visum aangevraagd worden.
- De financieel directeur moet steeds over een redelijke tijdsspanne beschikken om het dossier te beoordelen (in verhouding tot de complexiteit van het dossier).
- Het visum ontslaat de budgetverantwoordelijke niet van zijn verantwoordelijkheid om de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis te controleren.
- De nadere modaliteiten voor de uitoefening van de visumverplichting worden vastgelegd in het organisatiebeheersingssysteem.
Artikel 3 - Advies voor van de visumplicht uitgesloten verrichtingen
De voorwaarden die gelden om advies te kunnen vragen aan de financieel directeur over de wettigheid en regelmatigheid van verrichtingen die van de visumverplichting zijn uitgesloten, worden vastgelegd in het organisatiebeheersingsmodel.
__________________________
Artikel 4
Dit reglement treedt in werking vanaf heden.
Artikel 5
Dit besluit zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017.