Besluit  gemeenteraad

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Het besluit van de gemeenteraad van Tielt van 22.12.2022 betreffende het vastleggen van de tarieven voor voor het gebruik van de socio-culturele infrastructuur wordt opgeheven.

Artikel 2

Het besluit van de gemeenteraad van Meulebeke van 09.11.2022 betreffende het vastleggen van tarieven voor verhuur socio-culturele infrastructuur Vondel/KVM gebouw/Ter Deeve en gebruikersreglement Kasteel Ter Borcht dienen te worden opgeheven.

Artikel 3

Het reglement betreffende het gebruik en tarieven voor de socio-culturele infrastructuur Tielt wordt als volgt vastgesteld:

DOEL VAN HET REGLEMENT
Artikel 1
Stad Tielt wenst de organisatie van activiteiten die doorgaan op het grondgebied Tielt logistiek te ondersteunen en het verenigingsleven ten volle te bevorderen. Stad Tielt stelt in dit kader een ruim aanbod aan socio-culturele infrastructuur ter beschikking, die verhuurd wordt aan diverse organisatoren.
Elke infrastructuur die voor verhuur beschikbaar is, valt onder een reglement dat bestaat uit algemene en specifieke gebruiksvoorwaarden:
• Algemene gebruiksvoorwaarden: Deze bevatten de algemene bepalingen en modaliteiten die van toepassing zijn op de verhuur van alle socio-culturele infrastructuur.
• Specifieke gebruiksvoorwaarden: Deze leggen de concrete verhuurmodaliteiten en tarieven vast per locatie.
GELDIGHEIDSDUUR VAN HET REGLEMENT
Artikel 2
Het tariefreglement treedt in werking op 1 januari 2026 en blijft van kracht zolang het niet formeel wordt ingetrokken of vervangen door een nieuw reglement.
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 3
Algemeen
Door het huren van de infrastructuur verklaart de huurder zich uitdrukkelijk akkoord met de bepalingen opgenomen in zowel de algemene als de specifieke gebruiksvoorwaarden. De huurder verbindt zich ertoe deze voorwaarden strikt na te leven.
De infrastructuur mag niet verhuurd worden voor activiteiten die indruisen tegen de openbare orde en goede zeden.
Onderverhuring en andere doeleinden
Een toegekende ruimte mag niet worden doorgegeven of onderverhuurd aan derden. Als vastgesteld wordt dat de lokalen voor andere doeleinden worden gebruikt dan opgesomd in het oorspronkelijke aanvraagformulier, wordt tarief categorie E toegepast. Bovendien kan de gebruiker uitgesloten worden van verder gebruik van de infrastructuur.
Elke uitzondering op deze regel dient gemeld te worden aan de reservatiedienst. Bijvoorbeeld: wanneer gebruiker A gebruiker B toegang verleent om op te bouwen terwijl gebruiker A nog aan het afbouwen is.
Nachtlawaai en buurthinder
Het is verboden om storend nachtlawaai te maken, conform de bepalingen van artikel 561, 1° van het Strafwetboek. Bij klachten kan de politie deze regel te allen tijde inroepen. Daarnaast geldt ook de regelgeving over burenhinder, zoals vastgelegd in artikel 3.101 en 3.102 van het Burgerlijk Wetboek.
Algemeen rookverbod
In elke infrastructuur geldt een algemeen rookverbod.
Meldingsplicht
Bij de organisatie van fuiven, feestelijkheden, eetfestijnen, beurzen… dient drie maand voor de activiteit een aanvraag ingediend te worden via het digitaal aanvraagformulier. Dit digitaal aanvraagformulier is terug te vinden op de website van stad Tielt.
Brandveiligheid bij risicovolle activiteiten
Bij risicovolle activiteiten is de gebruiker verplicht om het document met richtlijnen van de brandweer voor een brandveilig gebruik van de socio-culturele infrastructuur te raadplegen. Dit document is raadpleegbaar via de website van stad Tielt of kan opgevraagd worden bij de reservatiedienst. De richtlijnen moeten strikt worden opgevolgd, en de verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing ervan ligt volledig bij de gebruiker.
De brandweer kan vóór de aanvang van de activiteit een controle uitvoeren op de genomen voorzorgsmaatregelen en het naleven van de richtlijnen. Afhankelijk van de aard en de omstandigheden van de activiteit kan de brandweer beslissen om tijdens het verloop van de activiteit toezicht te voorzien. In dat geval betaalt de gebruiker de kosten van deze dienstverlening.
Open vuur is strikt verboden in alle zalen van de socio-culturele infrastructuur van Stad Tielt. Dit verbod geldt onder andere voor gasvuren, kachels, brandend hout, vuurspektakel, vuurwerk, fakkels en het gebruik van pyrotechnische producten.
Algemene veiligheidsverplichtingen
De gebruiker is verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid van alle deelnemers aan de activiteit. Alle brandpreventiemaatregelen, zoals het correct gebruik van brandblusapparaten en het vrijhouden van de nooduitgangen, dienen strikt nageleefd te worden. De noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven.
Elke uitbreiding van de vaste elektriciteitscentrale die gebeurt naar aanleiding van een door een gebruiker ingericht evenement, moet uitgevoerd worden conform de normen van het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI).
Het gebruik van producten die de veiligheid van de bezoeker in gevaar kunnen brengen of die schade kunnen veroorzaken aan de infrastructuur, is te allen tijde verboden. Dit omvat onder andere schuim, sneeuw, zout, brandbare constructies, enzovoort.
De gebruiker is verplicht om alle deuren, vensters en ramen zorgvuldig af te sluiten na gebruik om inbraak te voorkomen.
Plaatsing van tenten
Een tent mag in geen geval zonder schriftelijke toestemming als extra ruimte toegevoegd worden aan het gebruik van de socio-culturele infrastructuur. Een aanvraag dient steeds te gebeuren via een officieel schrijven gericht aan het college van burgemeester en schepenen van de Stad Tielt, Markt 13, 8700 Tielt.
Bij goedkeuring blijft de gebruiker verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens de opbouw, het gebruik en de afbraak van de tent. De goedkeuring tot plaatsing van een tent impliceert geen aansprakelijkheid van het stadsbestuur. Stad Tielt kan onder geen enkel beding verantwoordelijk worden gesteld voor incidenten of schade die voortvloeien uit het gebruik van de tent.
Plaatsen van springkastelen en andere toebehoren
Het plaatsen van springkastelen, ijskarretjes of andere toebehoren op een buitenlocatie die grenst aan de socio-culturele infrastructuur, dient schriftelijk gemeld te worden aan het college van burgemeester en schepenen van de Stad Tielt, Markt 13, 8700 Tielt.
Sleutelbeheer
Wanneer er een sleuteloverhandiging is, is de gebruiker verantwoordelijk voor alle sleutels vanaf het moment van ontvangst tot en met de terugbezorging. Bij verlies van een sleutel dient onmiddellijk aangifte te worden gedaan bij de politie. De kosten voor de aankoop van een nieuwe sleutel en eventuele verdere veiligheidsmaatregelen zijn ten laste van de gebruiker.
Inname van het openbaar domein
Inname openbaar domein zoals parkeerplaatsen of ruimte voor het plaatsen van een foodtruck of dergelijke dienen steeds aangevraagd te worden via het digitaal aanvraagformulier, beschikbaar op de website van stad Tielt.
Naleving van toepasselijke wetgeving
De gebruiker informeert zich vooraf over de toepasselijke wetgeving van de diverse overheden die van toepassing zijn op de activiteit en volgt deze nauwgezet op. Hieronder volgt een niet-limitatieve opsomming:
• Milieuwetgeving m.b.t. geluidsnormen
• Wetgeving auteursrechten en billijke vergoeding
• Wetgeving rond voedselveiligheid en hygiëne
• Wet op de ambulante handelspraktijken
• Wetgeving inzake bewaking en security
• Wetgeving inzake leeftijdsgrenzen bij verkoop en schenken van alcohol
• Gemeentelijke politiereglementen
Betwistingen en niet-voorziene bepalingen
Alle niet in de specifieke en algemene gebruiksvoorwaarden voorziene punten, betwistingen of discussies worden voorgelegd aan en beslecht door het College van Burgemeester en Schepenen. Het college kan zich, indien nodig, laten adviseren door de bevoegde stedelijke adviesraad.
Praktische uitwerking
Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de praktische uitwerking van zowel de algemene als de specifieke bepalingen opgenomen in dit reglement.
Overmacht
Indien stad Tielt door overmacht de gehuurde ruimten niet ter beschikking kan stellen, kan hiervoor geen schadevergoeding worden geëist. Wanneer overmacht wordt ingeroepen, engageert stad Tielt zich op niet-bindende wijze om een alternatieve locatie aan te bieden zodat de geplande activiteit alsnog kan doorgaan.
Indien stad Tielt geen alternatieve locatie kan aanbieden, of de gebruiker de aangeboden locatie niet geschikt vindt, kan hiervoor evenmin een schadevergoeding worden geëist. Enkel de reeds betaalde waarborg zal dan worden terugbetaald.
DE TARIEFPLICHTIGE
Artikel 4
De tariefplichtige is de gebruiker die gebruikmaakt van de socio-culturele infrastructuur van stad Tielt. De socio-culturele infrastructuur van de Stad Tielt staat ter beschikking van diverse personen, verenigingen en instanties. De verschillende gebruikers worden onderverdeeld in verschillende categorieën. De categorie waartoe de gebruiker behoort, bepaalt samen met de soort activiteit, de huurprijs van de socio-culturele infrastructuur
Categorie A = Stad Tielt, OCMW Tielt en stedelijke adviesraden
Categorie B = Erkende Tieltse verenigingen en Tieltse onderwijsinstanties
Categorie C = Tieltse privépersonen en niet erkende Tieltse verenigingen
Categorie D = Niet-Tieltse verenigingen en niet-Tieltse onderwijsinstanties
Categorie E = Niet-Tieltse privépersonen en commerciële instanties
TARIEVEN
Artikel 5
Standaard inbegrepen in het tarief
In de vastgelegde tarieven van de infrastructuur zijn standaard de volgende elementen inbegrepen:
• Het gebruik van de aangevraagde infrastructuur met alle materiaal en toebehoren.
• Verbruik van elektriciteit, water en verwarming binnen de gehuurde infrastructuur.
• Het gebruik van het aanwezige materiaal in de afgehuurde lokalen.
• Het gebruik van het aanwezige sanitair.
De specifieke tarieven per infrastructuur worden gedetailleerd opgenomen in de specifieke gebruiksvoorwaarden en worden jaarlijks geïndexeerd.
VRIJSTELLINGEN EN/OF VERMINDERINGEN ENKEL VOOR CAT B
Artikel 6
In bepaalde gevallen gelden extra voorwaarden, zoals:
• Verenigingen en instanties horend bij categorie B kunnen 1 keer per jaar een zaal huren aan 50 %. Bij een reeks activiteiten geldt dit voordeeltarief voor het tarief voor één dag (duurste tarief). In ruil voorziet de organisatie het stadslogo op elke vorm van communicatie.
EN
• Categorie B kan maximum 10 keer per jaar voor de soort activiteit ‘niet-publiekstoegankelijke activiteiten: bestuursvergaderingen en repetities tijdens de week en op vrijdag’ gratis gebruik maken van een vergader- of repetitiezaal binnen de socio-culturele infrastructuur (niet van toepassing voor Kasteel ter Borcht).
OF
• Wanneer categorie B een reservatie plaatst van minimum 10 gelijksoortige activiteiten ‘niet publiekstoegankelijk: repetitieve activiteiten voor de eigen leden’ op dezelfde locatie, tijdens de week en op vrijdag, wordt de infrastructuur tegen de helft van het oorspronkelijke totaaltarief ter beschikking gesteld.
AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING
Artikel 7
Het stadsbestuur kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen of schade, veroorzaakt door, of naar aanleiding van het gebruik van genoemde stadsmaterialen en/of infrastructuur.
De gebruiker dient zich te gedragen als een goede huisvader en alle nodige voorzorgen te treffen ter voorkoming van brand- of andere schade.
De burgerlijke aansprakelijkheid (BA) van de aanvrager ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de stad Tielt. De aanvrager dient zich voor dergelijke risico’s zelf te verzekeren. Dit kan op eigen initiatief of via het sjabloon dat te vinden is op de website om de verzekering BA aan te vragen. Voor de medewerkers aan de activiteit kan het aangewezen zijn om een ongevallenverzekering of vrijwilligersverzekering af te sluiten.
De aanvrager wordt niet beschouwd als ‘uitbater’ waardoor er geen verzekeringsplicht objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing op hen rust.
De aanvrager geniet van de clausule ‘ afstand van verhaal’ vanuit de brandpolis van de stad Tielt. Dit geldt niet voor materiaal dat door de aanvrager wordt meegebracht. Hiervoor sluit de aanvrager zelf een verzekering af.
Voor alle aangerichte schade, verlies of diefstal is de huurder verantwoordelijk, zowel die aangebracht door hemzelf, zijn medewerkers, de door hem gevraagde artiesten, technici en hun gevolg als die veroorzaakt door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit.
Elke gebruiker is verplicht om voorafgaandelijk navraag te doen naar de werking van alle apparaten en de bijhorende handleidingen te volgen. Alle gebruikte materialen, apparaten, ovens… moeten onmiddellijk na gebruik gereinigd worden. Onwetendheid over het gebruik kan niet ingeroepen worden als verschoning. De eventuele schade door verkeerd gebruik of het niet reinigen van toestellen zal aangerekend worden aan de gebruiker.
Bij schade worden de herstellingskosten, of in het slechtste geval de aankoop van nieuw materiaal ter vervanging van het beschadigde, betaald door het stadsbestuur en teruggevorderd van de huurder. De huurder verklaart zich akkoord alle schade die voortvloeit uit de organisatie van de activiteit te vergoeden.
In geval van diefstal is de huurder verplicht om onmiddellijk de politie te verwittigen en een kopie van het proces verbaal over te maken aan het stadsbestuur.
WIJZE VAN INNING EN BETALING
Artikel 8
Waarborg
De specifieke gebruiksvoorwaarden bepalen voor welke lokalen binnen de socio-culturele infrastructuur een waarborg dient te worden betaald, alsook de verdere procedure hieromtrent. Indien er een waarborg betaald moet worden, bedraagt deze de effectieve huurprijs van de accommodatie.
Betalingsmodaliteiten
De huurprijs en eventuele andere aanrekeningen worden na gebruik van de accommodatie gefactureerd. De verschuldigde huurgelden dienen één maand na de datum van verzending van de factuur te worden betaald door de huurder.
RESERVATIEPROCEDURE
Artikel 9
Optie
Een genomen optie vervalt van rechtswege na twee weken indien deze niet wordt bevestigd door de aanvrager via een ingevuld en ondertekend reservatieformulier of een getekende gebruikersovereenkomst. Per kalenderjaar kunnen maximaal drie opties genomen worden door dezelfde gebruiker.
Reservatieprocedure
Reserveren van de socio-culturele infrastructuur kan enkel door het bezorgen van het ondertekende reservatieformulier aan de reservatiedienst of via de online webshop van Stad Tielt zoals vermeld bij de specifieke gebruiksvoorwaarden. Voor sommige lokalen geldt een vereenvoudigde reservatieprocedure zoals vermeld in de specifieke gebruiksvoorwaarden.
De indientermijn voor het reservatieformulier verschilt per gebouw en wordt gespecifieerd in de specifieke gebruiksvoorwaarden.
De verantwoordelijke dienst behandelt het reservatieformulier binnen de twee weken. Indien de gevraagde infrastructuur beschikbaar is, wordt een gebruiksovereenkomst in twee exemplaren opgesteld. Beide exemplaren worden aan de ondertekenaar van het reservatieformulier bezorgd, samen met de waarborgfactuur.
Binnen de maand dienen beide exemplaren van de gebruiksovereenkomst terugbezorgd te worden aan de reservatiedienst, en de waarborgfactuur betaald te worden.
Pas dan is de reservatie definitief. Zo niet, vervalt de reservatie van rechtswege.
De gebruiksovereenkomst wordt vervolgens ondertekend door de burgemeester en de algemeen directeur of hun afgevaardigden. Eén exemplaar wordt terugbezorgd aan de aanvrager.
Voor sommige lokalen binnen de socio-culturele infrastructuur is er een vereenvoudigde procedure, zoals omschreven bij de specifieke gebruiksvoorwaarden.
DEFINITIES
Artikel 10
Gebruikers
Activiteiten georganiseerd door stad Tielt
Activiteiten georganiseerd door of met medewerking van het College van Burgemeester en Schepenen, de gemeenteraad en stadsdiensten.
Activiteiten georganiseerd door OCMW Tielt
Activiteiten georganiseerd door of met medewerking van het Vast Bureau, de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst en alle diensten van het OCMW en/of Sociaal Huis
Stedelijke adviesraden
De door de gemeenteraad erkende adviesraden waaronder de cultuurraad, de milieuraad, de mondiale raad, de jeugdraad, de sportraad, raad van beheer bibliotheek en de raad van beheer cultuurcentrum Gildhof.
Tieltse onderwijsinstanties
Alle reguliere onderwijsverstrekkers (basisonderwijs, secundair onderwijs, hoger onderwijs, volwassenonderwijs) met vestiging in Tielt. Er is een gelijke behandeling van alle netten. Wanneer een school verscheidene afdelingen heeft, dan wordt de school per vestiging bekeken, maar enkel voor activiteiten aansluitend bij de vestiging van de school.
Erkende Tieltse verenigingen
Erkende Tieltse verenigingen volgens het ‘Erkenningsreglement voor lokale verenigingen’. Voorwaarden tot erkenning:
• De vereniging is een feitelijke vereniging zonder winstoogmerk, lid van een koepelorganisatie of een VZW. Commerciële verenigingen of instellingen komen niet in aanmerking tot erkenning.
• De vereniging heeft een aantoonbare werking van minstens 6 maanden op het Tieltse grondgebied met een sociaal-sportief en/of cultureel karakter. De verenigingen heeft een apart rekeningnummer op naam van de vereniging.
• Het adres van de vereniging moet in de stad gevestigd zijn. De vereniging heeft een bestuur met minstens twee verschillende natuurlijke personen, waarvan minstens één persoon zijn domicilie heeft in Tielt.
• De vereniging moet een open vereniging zijn. Hieronder wordt verstaan dat iedereen lid kan worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.
Niet Erkende Tieltse verenigingen
Verenigingen uit Tielt die niet erkend zijn volgens het erkenningsreglement voor lokale verenigingen.
Niet-Tieltse verenigingen
Niet-commerciële verenigingen met of zonder rechtspersoonlijkheid waarvan de maatschappelijke zetel zich niet in Tielt bevindt.
Commerciële instanties
Alle gebruikers die niet beantwoorden aan de omschrijving erkende Tieltse of niet erkende Tieltse vereniging die een commercieel doel hebben.
Soorten activiteiten
Socio-culturele activiteiten
Niet-commerciële activiteiten zoals podiumvoorstellingen, beurzen, tentoonstellingen, organisaties met educatieve doeleinden, congressen, studiedagen, vormingen, ledenvergaderingen, live-optredens van een orkest of muziekgroep bestemd als luistermuziek… en ook eetfestijnen die enkel georganiseerd worden door categorie B met inkomsten ten voordele van de vereniging.
Niet-publiekstoegankelijke activiteiten
• Bestuursvergaderingen
• Repetities
• Opbouw en afbraak
• Repetitieve activiteiten bestemd voor de eigen leden waarbij geen externe promotie wordt gevoerd
Fuif
Een dans- of muziekfeest georganiseerd door een vereniging, commerciële instantie of door één of meerdere personen dat al dan niet tegen betaling publiekstoegankelijk wordt gesteld, waarbij een DJ of elektronisch versterkte (dans)muziek te horen is en waarbij dranken worden geconsumeerd tegen betaling.
Feestelijkheid
Een activiteit in vrienden- en/of familieverband waarbij uitsluitend mensen toegelaten worden die individueel werden uitgenodigd, waarbij een geïndividualiseerde band tussen organisator en genodigde bestaat, waarbij geen toegangsgeld dient betaald te worden, waarbij de activiteit wordt georganiseerd n.a.v. een bepaalde gebeurtenis (personeelsfeest, familiefeest…) en waarbij de focus niet uitsluitend ligt op dansen.
Week- en weekenddagen
In het gebruiksreglement voor de socio-culturele infrastructuur worden de vrijdag, zaterdag en zondag alsook elke feestdag, gezien als een weekenddag en de overige dagen als een weekdag.
SCHORSING
Artikel 11
Bij inbreuken op de bepalingen van de algemene en specifieke gebruiksvoorwaarden – zoals het niet tijdig betalen van facturen, het niet naleven van de bepalingen in artikel 7 van de algemene gebruiksvoorwaarden, systematische annuleringen, inbreuken tegen de wetgeving, onvoldoende schoonmaak - kan aan groepen of personen het verder gebruik van de infrastructuur geweigerd worden voor latere activiteiten.
• Bij een eerste formele schriftelijke schorsing geldt een schorsingstermijn van één jaar.
• Bij een tweede formele schriftelijke schorsing geldt een schorsingstermijn van anderhalf jaar.
Bij het niet betalen van de facturen kan de organisator pas opnieuw infrastructuur reserveren na betaling van de openstaande facturen. Naast voormelde schorsingsactie behoudt stad Tielt het recht om via gerechtelijke weg over te gaan tot inning van niet-betaalde facturen.
Het is steeds het college van burgemeester en schepenen die over een mogelijke schorsing beslist.
TARIEFVERHOGING
Artikel 12
Indexering
De tarieven zoals vermeld in het retributiereglement worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex, waarbij volgende formule wordt toegepast:
Het geïndexeerde nieuwe tarief = basistarief x nieuwe index
                                                         aanvangsindex
Basistarief = tarief zoals vermeld in het retributiereglement.
Nieuwe index is de verhoogde of verlaagde index van de maand september voorafgaand aan de indexering.
De aanvangsindex is de gezondheidsindex van de maand september 2025.

Het geïndexeerde tarief is van toepassing op het moment van het ondertekenen van de gebruikersovereenkomst.
INWERKINGTREDING
Artikel 13
De algemene en specifieke gebruikersvoorwaarden en de tarieven zijn van toepassing na goedkeuring door de gemeenteraad van 18 december 2025 en zijn geldig voor aanvragen vanaf 1 januari 2026.
BEKENDMAKING
Artikel 14
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de website van de stad.

Artikel 4

De specifieke voorwaarden per locatie, zoals opgenomen in het gemeenteraadsdossier, worden goedgekeurd. Het betreffen de specifieke locaties van:

• Buurthuis
• CC Gildhof
• Club 77
• Europahal
• Karel van Mandergebouw
• Kasteel Ter Borcht
• OC Aarsele
• OC Caeneghem
• OC Vondel
• OLV Parochiekerk
• Gemeentehuis Aarsele
• Zonnehof

Artikel 5

De in het tariefreglement  reglement voor het gebruik van de socio-culturele infrastructuur vastgestelde tarieven kunnen door het college van burgemeester en schepenen aangepast worden in toepassing van het in zitting van de gemeenteraad van 30.01.2025 vastgestelde reglement betreffende de delegatie van bevoegdheden inzake personeel en gemeentelijke reglementen aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 6

Dit reglement treedt in werking op 01.01.2026

Artikel 7

Dit besluit zal worden bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017.